Spa e centro benessere
La spa piena, senza incastri a mano.
Un massaggio richiede una cabina libera, un operatore che lo sappia fare e il tempo per riordinare dopo. Un trattamento di coppia vuole una cabina doppia e due operatori insieme. La sauna ha un numero massimo di persone. Stanzia tiene conto di tutto e propone solo gli orari davvero disponibili, all'ospite in camera, al cliente esterno sul sito e alla reception.
Spa e centro benessere
Cos'è un gestionale per la spa d'hotel
Un gestionale per la spa d'hotel è un software che pianifica trattamenti e ingressi incrociando tre vincoli: cabine, operatori e tempo. A differenza di un'agenda di carta o di un calendario condiviso, sa che un massaggio di 50 minuti tiene occupata la cabina anche per prepararla e riordinarla, che un operatore il martedì lavora solo il pomeriggio e che il bagno turco regge un numero preciso di persone.
In Stanzia la spa è un reparto collegato al soggiorno. L'ospite in camera prenota dal telefono e trova il trattamento sul conto; il cliente esterno prenota dal sito al prezzo per esterni e paga al banco. Ogni trattamento è un servizio del catalogo con la sua scheda, e ogni appuntamento resta nello storico del cliente, visibile anche nel CRM.
Come funziona
Come una richiesta diventa un trattamento in cabina
- Passo 1
Imposti trattamenti e risorse
Durata, preparazione e riassetto, cabine adatte, operatori abilitati e prezzo per gli esterni.
- Passo 2
Il cliente prenota
Dall'area ospite, dal sito o al telefono: vede solo gli orari realmente liberi.
- Passo 3
Il questionario arriva prima
Domande sulla salute compilate dal telefono, cifrate, con l'avviso all'operatore se serve attenzione.
- Passo 4
Il conto si chiude da solo
In camera per gli ospiti, incasso per gli esterni, storno automatico se si annulla.
Nel dettaglio
Le funzioni della spa nel dettaglio
Ogni voce qui sotto entra nel calcolo degli orari che proponi.
Scheda del trattamento
Per ogni trattamento indichi durata, minuti di preparazione e di riassetto, tipi di cabina adatti, persone trattate insieme, prezzo per gli esterni, età minima e controindicazioni. Le controindicazioni compaiono allo staff mentre prenota, così la domanda giusta si fa prima, non sul lettino.
Riassetto che blocca la cabina, non l'operatore
Preparazione e riassetto tengono occupata la cabina ma lasciano libero l'operatore, che nel frattempo può iniziare in un'altra cabina. Se un trattamento non indica un riassetto suo, vale quello di base della spa. Il fango e il massaggio non hanno gli stessi tempi di pulizia.
Cabine singole e doppie
Ogni cabina ha un tipo e un numero di posti. Un trattamento per due persone cerca una cabina con almeno due posti e due operatori liberi nello stesso orario; se manca uno dei due, quell'orario non viene proposto né al banco né online.
Competenze degli operatori
A ogni operatore assegni i trattamenti o le categorie che sa fare. Chi non ha competenze indicate viene proposto per tutto; chi le ha, solo per quelle. Il trattamento specialistico non finisce in agenda a chi non lo ha mai fatto.
Turni, ferie e manutenzioni
Ogni operatore ha il suo orario per giorno della settimana, anche in più fasce, e la spa può avere orari diversi giorno per giorno. Ferie, malattie, cabine in manutenzione o chiusura dell'intera spa si inseriscono con date e motivo: in quei giorni la risorsa sparisce dagli orari liberi.
Ingressi all'area umida
Sauna, bagno turco e piscina si prenotano come ingressi a fasce, senza cabina né operatore: conta solo quante persone sono già dentro rispetto alla capienza. Il prezzo dell'ingresso si moltiplica per il numero di persone della prenotazione.
Regole per chi prenota dal sito
Decidi quante ore di anticipo servono per prenotare online e fino a quando la cancellazione è gratuita. Dal sito gli orari troppo vicini non compaiono; il termine di cancellazione il cliente lo legge prima di confermare, così sa cosa aspettarsi se cambia idea.
Spostamenti con il controllo completo
Spostare un appuntamento a un'altra ora o a un altro giorno, o cambiare cabina e operatore, rifà tutti i controlli: turni, assenze, riassetto, coppia. Se nel nuovo orario qualcosa manca, il sistema lo dice prima di salvare e l'agenda resta pulita.
Incasso, camera e storno
Agli esterni incassi in contanti, carta o bonifico; agli ospiti addebiti sul conto della camera, una volta sola. Se un trattamento addebitato viene annullato, il conto riceve una riga di storno: nulla si cancella. Chi non si presenta si segna come tale e libera la cabina.
Domande del questionario su misura
Il questionario parte con sei domande pronte: gravidanza, cuore e pressione, allergie a oli e creme, pelle e varici, farmaci, interventi recenti. Le puoi cambiare. Basta un sì o una nota del cliente per far comparire l'avviso all'operatore in agenda.
Per chi è
Per quali spa e centri benessere è adatto
È pensato per la spa che sta dentro una struttura ricettiva e lavora sia con gli ospiti sia con i clienti di passaggio. Funziona anche con una sola cabina e un operatore, ma rende di più quando cabine, operatori part-time e trattamenti di coppia rendono gli incastri difficili da tenere a mente.
- Hotel con una piccola area benessere
- Prenota sauna e bagno turco a fasce con capienza e mette sul conto della camera i massaggi chiesti in reception.
- Resort con più cabine e operatori part-time
- Imposta turni diversi per ogni giorno e competenze per operatore, e lascia che l'agenda trovi gli incastri al posto del banco.
- Agriturismo con rituali di coppia
- Usa la cabina doppia per i trattamenti in due e vende gli ingressi all'area umida anche agli esterni dal sito.
- Hotel con spa aperta al pubblico
- Tiene un prezzo per gli esterni, regole di anticipo e cancellazione e manda conferma e promemoria a tutti, ospiti e non.
Un caso concreto
Un sabato al banco di una spa con quattro cabine
Venerdì sera la responsabile della spa di un hotel in collina controlla il sabato: quattro cabine, di cui una doppia, tre operatori e un bagno turco da otto posti. Un'operatrice lavora solo dalle 14 alle 20. La cabina 3 è in manutenzione fino a domenica ed è già segnata tra le assenze.
Alle 9:40 una coppia ospite dell'hotel prenota dall'area ospite un massaggio di coppia. Il sistema propone le 11 perché la cabina doppia è libera e due operatori sono in turno; non le 10:30, perché la cabina sta ancora finendo il riassetto del trattamento precedente. La conferma arriva per email con il link al questionario. Lei risponde sì alla domanda sulla gravidanza e l'operatrice vede l'avviso prima di entrare.
A mezzogiorno una cliente esterna telefona per spostare il trattamento delle 16 a domenica mattina. Al banco cambiano giorno e ora: il sistema controlla cabina e operatore abilitato e salva. Il bagno turco delle 17 ha già sei persone: una famiglia di tre viene spostata alle 18.
A fine giornata il massaggio di coppia è sul conto della camera, la cliente delle 15 ha pagato con la carta e un cliente delle 18 è segnato come non presentato. Dalle 16 tutti i clienti di domenica hanno ricevuto il promemoria.
Cosa ottieni
Cosa guadagnano banco spa, operatori e reception
Cabine sempre usate bene
Riassetto e preparazione calcolati: nessun buco, nessuna sovrapposizione.
Trattamenti di coppia
Cabina doppia e due operatori trovati insieme in automatico.
Area umida a numero chiuso
Sauna, bagno turco e piscina con capienza per fascia oraria.
Turni e assenze
Orari di ogni operatore, ferie e chiusure: l'agenda si adegua.
Dati sanitari protetti
Questionari cifrati, letti solo da chi serve, con ogni lettura registrata.
Prezzi per esterni
Un listino per chi dorme da te e uno per i clienti di passaggio.
Da sapere
Questionario sulla salute e GDPR: come trattare i dati sanitari
Le risposte a domande come «sei in gravidanza?» o «prendi farmaci?» sono dati relativi alla salute: per l'articolo 9 del GDPR sono una categoria particolare, che non si può trattare salvo eccezioni precise. Per una spa la strada più sicura è il consenso esplicito dell'interessato (art. 9, paragrafo 2, lettera a), raccolto prima del trattamento e con un'informativa chiara. La deroga prevista per i professionisti sanitari non si estende automaticamente a un centro benessere: su questo conviene sentire il tuo consulente privacy.
Contano anche le buone pratiche: chiedere solo quello che serve al trattamento, limitare chi legge le risposte e decidere per quanto tempo tenerle.
- Il cliente non può inviare il questionario senza dare il consenso.
- Le risposte sono salvate cifrate e ogni lettura dal pannello viene registrata con utente e orario.
- Il questionario ha una scadenza, oggi 24 mesi dalla creazione, dopo la quale viene cancellato in automatico: verifica con il tuo DPO o consulente se è la durata giusta per te.
- Tieni le domande brevi e a risposta sì o no, con un campo note per i dettagli.
Età minime e area umida: regole interne e locali
Per l'accesso di minori a sauna, bagno turco e trattamenti non esiste un'unica regola valida in tutta Italia: contano il regolamento interno della spa, le indicazioni del produttore delle attrezzature e, dove ci sono, le norme regionali o comunali sull'attività di estetista e sulle piscine. Prima di fissare età minime e capienze verifica con ASL o SUAP del tuo comune e scrivi le regole nel regolamento esposto all'ingresso.
In Stanzia l'età minima si registra nella scheda del trattamento e la capienza sull'area: l'agenda smette di proporre ingressi quando la fascia è piena. Imposta la capienza sul numero di persone che riesci a seguire davvero, non sui posti a sedere della sauna, e usa fasce di durata uguale per tutti, così gli ingressi non si accavallano a metà.
Riassetto, no-show e cabine ferme: i minuti che contano
Il tempo che si perde in una spa raramente sta nei trattamenti: sta tra un trattamento e l'altro. Misura il riassetto reale per tipo di trattamento per qualche settimana e riportalo nella scheda: un rituale con fanghi chiede più minuti di un massaggio, e un valore unico per tutti lascia buchi o crea ritardi.
Per i clienti che non si presentano lavorano insieme tre cose: l'anticipo minimo per prenotare dal sito, che evita richieste a ridosso dell'orario; un termine di cancellazione scritto chiaramente; il promemoria del giorno prima. Segna sempre chi non si presenta: lo storico del cliente ti dice se è la prima volta o un'abitudine. Infine, inserisci ferie e manutenzioni appena le conosci, non il giorno stesso: l'agenda online smette subito di proporre orari che non potresti rispettare.
Domande frequenti
Domande di chi gestisce la spa di un hotel
Posso vedere l'agenda per operatore e per cabina?
Sì, l'agenda si guarda per cabina, per operatore o per area umida, giorno per giorno. Da lì sposti, incassi o segni chi non si è presentato.
Come funziona il questionario sulla salute?
Con la conferma l'ospite riceve un link: risponde dal telefono e dà il consenso. Le risposte sono cifrate e vengono cancellate alla scadenza prevista.
I clienti esterni possono prenotare online?
Sì, dal sito, con il prezzo per esterni e le regole di anticipo e cancellazione che scegli tu.
Posso vendere pacchetti spa e buoni regalo?
Sì: i trattamenti si inseriscono nei pacchetti con le notti e si possono regalare con i buoni regalo.
Quanto tempo lasciare in cabina tra un trattamento e l'altro?
Lo decidi tu, trattamento per trattamento. Imposti un riassetto di base per tutta la spa e, dove serve, uno diverso nella scheda del singolo trattamento, più eventuali minuti di preparazione prima. La cabina resta occupata per quei minuti, mentre l'operatore è libero di iniziare altrove.
Come si limita il numero di persone in sauna?
Crei la sauna come area con la sua capienza e la vendi come ingresso a fasce. Ogni prenotazione indica quante persone entrano; quando la fascia è piena, quell'orario sparisce dalle proposte del banco, del sito e dell'area ospite.
Un operatore part-time può avere orari diversi ogni giorno?
Sì. A ogni operatore dai un orario per giorno della settimana, anche diviso in due fasce, per esempio mattina il lunedì e pomeriggio il giovedì. I trattamenti gli vengono proposti solo se cadono per intero nel suo turno; ferie e malattie si aggiungono come assenze.
Cosa succede all'addebito se l'ospite annulla il massaggio?
Viene stornato in automatico. Annullando l'appuntamento, sul conto della camera compare una riga negativa con il motivo, senza cancellare l'addebito originale: in fattura il trattamento non c'è più e la traccia di cosa è successo resta.
Per quanto tempo restano salvati i questionari sulla salute?
Fino alla scadenza, oggi fissata a 24 mesi dalla creazione: dopo, il questionario viene cancellato in automatico durante la notte. Nel frattempo le risposte restano cifrate e ogni lettura è registrata. La durata giusta va confermata con il tuo consulente privacy.
Funziona insieme a
La spa dentro il resto della struttura
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.