Report e analisi
I numeri della struttura, senza Excel.
Quanto hai occupato ad agosto rispetto all'anno scorso? Quanto pesano i portali sulle prenotazioni? Quanto incassano ristorante e spa? Stanzia legge prenotazioni, conti e incassi e te lo mostra in pagine chiare, aggiornate in tempo reale.
Report e analisi
Cos'è un report alberghiero e quali indicatori contano
Un report alberghiero è una sintesi dei numeri della struttura in un periodo: quante notti hai venduto, a che prezzo medio, da quali canali e quanto hai incassato. Gli indicatori principali sono l'occupazione, l'ADR (prezzo medio per camera venduta) e il RevPAR (ricavo per camera disponibile), che insieme dicono se stai riempiendo e a che prezzo.
In Stanzia i report si costruiscono da soli con le prenotazioni, i conti e gli incassi registrati nel gestionale. Non devi esportare dati in un foglio di calcolo: scegli il periodo, il confronto e la vista, e leggi il risultato in grafici e tabelle.
Come funziona
Dal periodo scelto al numero che ti serve
- Passo 1
Scegli il periodo
Mese, stagione o anno, con il confronto con lo stesso periodo prima.
- Passo 2
Leggi gli indicatori
Occupazione, ADR, RevPAR, notti vendute, durata media del soggiorno.
- Passo 3
Guarda da dove arrivano
Sito, portali, telefono, preventivi: notti e incassi divisi per canale.
- Passo 4
Pianifica
Le prenotazioni già in calendario mostrano come stanno andando i prossimi mesi.
Nel dettaglio
Le viste del report e cosa trovi in ognuna
Sei viste diverse, più il cruscotto che apri ogni mattina.
Panoramica
Ricavo totale, occupazione, prenotazioni e cancellazioni del periodo, con il confronto. Il ricavo è diviso tra camere, servizi e prenotazioni a ore; accanto trovi durata media del soggiorno, anticipo medio e prenotazioni ricevute negli ultimi giorni.
Periodi pronti o su misura
Questo mese, mese scorso, ultimi 30 o 90 giorni, prossimi 90, anno in corso, ultimi 12 mesi, oppure date libere fino a due anni. Ogni periodo si confronta con quello precedente o con lo stesso periodo dell'anno prima.
Ricavi
Il ricavo camere giorno per giorno o mese per mese, l'ADR nello stesso arco di tempo, gli incassi dei servizi divisi per reparto e il ricavo medio per giorno della settimana. Chiude una tabella mese per mese con notti, occupazione, ADR e RevPAR.
Occupazione
L'andamento dell'occupazione con il confronto, la media per giorno della settimana e le notti vendute camera per camera, con ADR e quota del ricavo di ciascuna. Capisci quali camere lavorano e quali restano indietro.
Canali
Il ricavo per canale mese per mese, la quota di ognuno e una tabella che confronta notti, ADR e ricavo dei canali. In più, le prenotazioni dirette divise per la fonte della visita sul sito: Google, social, newsletter, campagne.
Ospiti
I paesi di provenienza, gli arrivi per giorno della settimana, le persone per prenotazione e la durata e l'anticipo medi. Ti aiutano a capire per chi scrivere il sito e quando lanciare un'offerta.
Già prenotato
L'occupazione delle prossime tredici settimane con le prenotazioni che hai oggi in calendario, settimana per settimana. È la vista per decidere dove serve un'offerta prima che sia tardi.
Il cruscotto del mattino
Il ritmo delle prenotazioni degli ultimi 30 giorni, le cancellazioni, le caparre non ancora pagate, quanto resta da incassare dagli arrivi dei prossimi sette giorni, i check-in online fatti, il voto medio delle recensioni e gli ospiti che tornano.
Riservato al titolare
Report con ricavi e prezzi li vede solo il titolare. Gli utenti di reception e pulizie lavorano nel gestionale senza accedere a questi numeri.
Per chi è
Chi usa i report e per decidere cosa
I report servono a chi prende le decisioni su prezzi, canali e aperture. In una piccola struttura è il titolare stesso, che non ha tempo di costruire tabelle a fine mese; in un hotel con più reparti è chi deve capire quale parte dell'attività rende di più.
- B&B e affittacamere
- Capire se i weekend sono pieni e i giorni feriali vuoti, e quali stanze si vendono meglio.
- Hotel con ristorante, spa o spiaggia
- Vedere nello stesso quadro il ricavo delle camere e quello di ogni reparto, compresi i clienti esterni.
- Strutture che dipendono dai portali
- Misurare mese per mese la quota dei portali e quella del sito, per capire se le azioni sulla vendita diretta funzionano.
- Chi gestisce più strutture
- Con un solo accesso, il riepilogo del giorno mostra arrivi, partenze, ospiti in casa, incassi del mese e conflitti di tutte le strutture.
Un caso concreto
Un agriturismo, un lunedì di ottobre e tre decisioni
Anna gestisce un agriturismo con otto camere e un ristorante aperto anche a chi non dorme lì. Un lunedì di ottobre apre i report sugli ultimi 90 giorni con il confronto con l'anno prima.
Nella vista Occupazione vede che venerdì e sabato sono quasi sempre pieni, mentre dal lunedì al giovedì l'occupazione media è bassa. Nei Ricavi nota che il ristorante, con i clienti esterni, incassa più del previsto proprio nei fine settimana.
Nella vista Canali scopre che una parte delle prenotazioni dirette arriva da Instagram, mentre la newsletter ne porta poche. In «Già prenotato» le prossime settimane di novembre sono quasi vuote.
Esce dai report con tre decisioni: una promozione per i soggiorni infrasettimanali di novembre, un pacchetto cena e pernottamento da proporre su Instagram e una tariffa con soggiorno minimo di due notti nei weekend di dicembre. Fra un mese, con lo stesso confronto, vedrà se hanno funzionato.
Cosa ottieni
Cosa impari guardando i report una volta a settimana
Decisioni sui prezzi
Vedi subito i periodi deboli su cui fare un'offerta.
Il peso dei portali
Quante notti arrivano dai portali e quante dal tuo sito, mese per mese.
Tutti i reparti
Camere, ristorante, spa, spiaggia ed extra nello stesso quadro degli incassi.
Sempre aggiornati
I numeri si ricalcolano a ogni prenotazione, senza esportare nulla.
Da sapere
Come leggere occupazione, ADR e RevPAR senza farsi ingannare
I tre indicatori principali si calcolano così, sulle prenotazioni a notte valide (le cancellate non contano):
- Occupazione: notti vendute diviso notti disponibili, cioè numero di camere per giorni del periodo.
- ADR: ricavo camere diviso notti vendute. Il totale di ogni soggiorno viene diviso per le sue notti, così una prenotazione a cavallo di due mesi pesa giusto su entrambi.
- RevPAR: ricavo camere diviso notti disponibili. Tiene conto delle camere vuote, ed è per questo il più onesto dei tre.
- Un'occupazione alta con un ADR in calo può voler dire che stai svendendo; un ADR alto con il RevPAR fermo, che il prezzo tiene lontani gli ospiti.
- Le prenotazioni arrivate dai portali tramite calendario iCal portano le date ma non l'importo: contano nelle notti vendute ma non nel ricavo. Finché il collegamento diretto non sarà attivo, tienine conto quando leggi l'ADR dei portali.
Errori comuni quando si guardano i numeri della struttura
Avere i dati non basta: conta come li leggi. Alcune trappole frequenti:
- Confrontare un mese con l'anno prima senza guardare i giorni della settimana: un mese con cinque sabati rende di più senza merito. Il cruscotto confronta ogni giorno con lo stesso giorno della settimana di un anno prima.
- Guardare solo l'occupazione: una struttura piena a prezzi bassi può guadagnare meno di una piena all'80% a prezzi giusti.
- Ignorare le cancellazioni: un buon ritmo di prenotazioni con molte cancellazioni vuol dire politiche troppo larghe o un canale poco affidabile.
- Dimenticare l'anticipo medio: se i tuoi ospiti prenotano con poche settimane di anticipo, un'offerta lanciata a ridosso della data funziona meglio di una lanciata mesi prima.
- Usare i report al posto della contabilità: sono uno strumento di gestione; per i conti fiscali fanno fede ricevute, fatture e registri.
Domande frequenti
Domande su indicatori e statistiche della struttura
Cosa sono ADR e RevPAR?
L'ADR è il prezzo medio incassato per camera venduta. Il RevPAR è il ricavo per camera disponibile, cioè tiene conto anche delle camere rimaste vuote: è il numero che dice davvero come sta andando.
I report includono gli incassi dei clienti esterni?
Sì: un conto del ristorante pagato da un cliente di passaggio o un ombrellone venduto a un esterno entrano negli incassi del reparto.
Posso confrontare con l'anno scorso?
Sì, ogni report mette accanto lo stesso periodo dell'anno precedente.
Chi può vedere i report della struttura?
Solo il titolare. Gli utenti con ruolo reception o pulizie usano il gestionale per il loro lavoro quotidiano, ma la pagina dei report con ricavi e prezzi per loro resta chiusa.
Cos'è il pickup delle prenotazioni?
È il ritmo con cui arrivano le prenotazioni: quante ne ricevi ogni giorno e per che valore, a prescindere dalla data del soggiorno. Nel cruscotto vedi il pickup degli ultimi 30 giorni confrontato con i 30 precedenti, insieme alle cancellazioni dello stesso periodo.
Cosa vuol dire «on the books»?
Sono le prenotazioni già in calendario per date future. Nella vista «Già prenotato» Stanzia mostra l'occupazione delle prossime tredici settimane con quello che hai oggi: ti dice con settimane di anticipo dove serve un'offerta.
Posso esportare i report in Excel o CSV?
Oggi no: i report si consultano nel pannello, con grafici e tabelle già calcolati per periodo e confronto. Non devi però preparare i dati a mano, perché si aggiornano da soli con ogni prenotazione, conto e incasso registrato.
Le prenotazioni dei portali sono incluse nei report?
Sì, tutte le prenotazioni confermate entrano in occupazione e canali. Quelle importate con il calendario iCal però arrivano senza importo, quindi pesano sulle notti ma non sul ricavo. Con il collegamento diretto, in arrivo, porteranno anche il prezzo.
Funziona insieme a
Da dove arrivano i numeri dei report
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.