Il tuo B&B, gestito dal telefono. Anche mentre prepari la colazione.

Un gestionale per B&B deve tenere in un solo calendario le prenotazioni di tutti i canali e trasformare i dati dell'ospite negli adempimenti di legge, senza che tu li riscriva. Il resto viene dopo. In una struttura piccola chi gestisce è anche chi accoglie, chi rifà i letti e chi risponde ai messaggi: ogni passaggio fatto a mano è tempo tolto agli ospiti o alla famiglia.

Per un gestionale affittacamere o un gestionale case vacanze conta anche quello che succede quando non ci sei. Se l'appartamento è in un'altra via o in un altro paese, l'ospite deve poter fare il check-in online, farsi riconoscere in videochiamata e ricevere un codice che vale solo per le sue date. Così non attraversi la città per consegnare una chiave alle dieci di sera.

Prima di scegliere un programma, controlla che sappia fare queste cose:

• Allineare Booking, Airbnb, Expedia e Vrbo: in Stanzia i calendari si aggiornano via iCal ogni 15 minuti e i conflitti vengono segnalati.
• Incassare le prenotazioni dirette con Stripe, che accredita i pagamenti sul conto della struttura.
• Spedire ad Alloggiati Web le schedine costruite con i dati del check-in online.
• Calcolare la tassa di soggiorno secondo il regolamento del tuo comune e mandare l'ISTAT da solo nelle regioni che usano ROSS1000.
• Collegare serrature Nuki o TTLock alle prenotazioni.
• Tenere più unità, anche in indirizzi diversi, nello stesso pannello.

Prima del programma viene la forma dell'attività. B&B e affittacamere sono strutture ricettive extralberghiere e le definiscono le leggi regionali: numero di camere e posti letto, requisiti dei locali, condizioni per la gestione in forma non imprenditoriale. Cambiano da una regione all'altra, quindi il riferimento è la legge della tua regione e lo sportello SUAP del comune.

La locazione breve è un'altra cosa. Per l'Agenzia delle Entrate è l'affitto di un immobile abitativo fino a 30 giorni, fatto da persone fisiche fuori dall'attività d'impresa, che può comprendere pulizia e biancheria. La circolare 24/E del 2017 chiarisce che se fornisci la colazione o i pasti non sei più in una semplice locazione, perché serve un minimo di organizzazione, come nel bed and breakfast. Dal 2026 il regime fiscale delle locazioni brevi vale solo se destini a questo uso non più di due appartamenti nell'anno: oltre, l'attività si presume imprenditoriale. Fino al 2025 il limite era quattro.

Cedolare secca, partita IVA e regime fiscale sono scelte da fare con il tuo commercialista. Il modo di gestire calendario, ospiti e schedine, invece, è lo stesso in tutti questi casi.

Quasi tutti nascono dallo stesso dato tenuto in più posti: il quaderno, il portale, il foglio per la tassa. Se l'ospite sposta le date su Booking e tu correggi solo il quaderno, schedina, imposta e statistiche partono sbagliate.

• Chiudere le date a mano sui portali dopo una prenotazione diretta: lascia che lo faccia il calendario, così non dimentichi un canale.
• Mandare il codice della porta prima del riconoscimento: la legge chiede di identificare l'ospite, e una foto del documento non basta.
• Applicare la tassa a ospiti esenti o oltre il numero massimo di notti previsto dal comune.
• Avere un prezzo diretto più alto di quello dei portali: chi ti cerca per nome poi torna sul portale.
• Dimenticare il CIN in un annuncio vecchio o sulla pagina social della struttura.
• Rispondere tardi a chi chiede disponibilità: chi scrive la sera prenota dove riceve subito un prezzo.