Pulizie e manutenzione
Chi pulisce sa sempre da dove cominciare.
Partenze, cambi, fermate e arrivi anticipati: ogni mattina la lista delle pulizie si compone da sola dalle prenotazioni, con le camere più urgenti in cima. Il personale segna la camera pronta dal telefono e la reception lo vede subito. Un rubinetto che perde diventa una segnalazione, non un post-it.
Pulizie e manutenzione
Cos'è un software per le pulizie dell'hotel
Un software per le pulizie (housekeeping) è lo strumento che dice ogni giorno quali camere vanno pulite, in che modo e con che urgenza, e che fa vedere a tutti lo stato di ogni camera mentre cambia. In Stanzia la lista nasce dalle prenotazioni, non da un foglio scritto la sera prima.
La manutenzione è l'altra metà: un guasto segnalato da chi pulisce diventa un intervento con una priorità, legato alla camera, che resta aperto finché qualcuno non lo risolve. Se è grave, la camera esce dalla vendita fino alla riparazione.
Come funziona
La giornata del piano, dalla prima camera all'ultima
- Passo 1
La lista si prepara da sola
Partenze, cambi e fermate del giorno, con gli arrivi anticipati in evidenza.
- Passo 2
Si pulisce dal telefono
Ogni camera si segna sporca, in corso, pulita, da controllare o fuori servizio.
- Passo 3
I guasti si segnalano subito
Con descrizione, camera e priorità: un guasto urgente mette la camera fuori servizio.
- Passo 4
La reception vede tutto
Sulla pianta della struttura lo stato di ogni camera, aggiornato al momento.
Nel dettaglio
Cosa trovi nella pagina Pulizie
Ogni camera, o ogni unità se hai camere uguali, ha una scheda con cosa fare oggi e chi deve farlo.
Tipo di pulizia del giorno
Ogni camera è segnata come partenza, fermata o preparazione per un arrivo. Chi pulisce sa se deve rifare tutto, sistemare una camera occupata o controllare una camera libera prima che arrivi qualcuno.
Cambio biancheria a cadenza
Imposti ogni quanti giorni cambiare la biancheria nelle fermate, da uno a quattordici. Nel giorno giusto la scheda della camera mostra l'etichetta del cambio, senza contare a mano i giorni di soggiorno.
Chi arriva e chi parte
Sulla camera vedi il nome di chi parte e se ha già lasciato la stanza, di chi arriva con numero di ospiti, ora del check-in e note della prenotazione, come un lettino da aggiungere. Se la camera è libera, vedi quando arriva il prossimo ospite.
Assegnazione al personale
La governante assegna ogni camera a una persona del team. Chi pulisce trova le sue camere e la reception sa a chi chiedere.
Pulizia registrata con ora e nome
Quando una camera è finita si segna fatta: restano l'ora e il nome di chi l'ha pulita. Si possono registrare anche pulizie extra chieste dagli ospiti.
Note sulla camera
Una nota breve resta sulla camera finché serve: «manca un cuscino», «finestra che non chiude bene», «ospite allergico, niente profumatore».
Guasti con priorità
Ogni guasto ha camera, descrizione e priorità bassa, media o alta. Uno di priorità alta mette la camera fuori servizio da solo; quando viene risolto la camera passa a «da controllare», non direttamente a pulita.
Pianta disegnata da te
Disponi le camere su una griglia come sono davvero, con etichette per piani, corridoi o edifici. I colori dicono a colpo d'occhio chi arriva, chi parte, chi resta, cosa è libero e cosa è fuori servizio.
Per chi è
Chi la usa ogni giorno
La usano tre persone diverse con bisogni diversi. Chi pulisce vuole sapere da dove partire e segnare il lavoro fatto senza tornare alla reception. La reception vuole sapere quando una camera è pronta per l'ospite che aspetta nella hall. Il titolare vuole che i guasti non si perdano.
Il ruolo Pulizie vede solo questa pagina, dal browser del telefono: niente prenotazioni, incassi o dati personali oltre a ciò che serve per lavorare.
- Hotel con governante e squadra
- Assegnazioni del mattino, avanzamento in tempo reale e controllo finale delle camere segnate «da controllare».
- Case vacanza con impresa di pulizie esterna
- L'impresa riceve un accesso con il ruolo Pulizie e vede quali appartamenti si liberano e quando arriva il prossimo ospite.
- Agriturismo su più edifici
- La pianta divisa per casale o fienile evita di attraversare la tenuta per scoprire che una camera era già pronta.
- B&B dove il titolare pulisce da sé
- La lista del giorno e il cambio biancheria calcolato bastano per non dimenticare nulla tra un arrivo e l'altro.
Un caso concreto
Un sabato di cambio in un hotel al mare
Sabato di luglio, hotel di 30 camere sulla riviera: 14 partenze, 12 fermate e 13 arrivi. Alle 8 la governante apre la pagina Pulizie dal telefono e trova la lista già pronta. Assegna le partenze a tre colleghe e tiene per sé i controlli; le fermate con cambio biancheria hanno già l'etichetta.
Alle 10:40 la famiglia della 21 fa il check-out dal telefono. Sulla scheda della camera compare che gli ospiti sono partiti e la collega del secondo piano entra senza bussare e senza telefonare alla reception. Alle 11:30 la 21 è segnata fatta, con l'ora e il nome.
Nella 17 una collega trova il condizionatore che gocciola sul pavimento. Apre un guasto ad alta priorità: la camera va fuori servizio e sulla pianta diventa nera. La reception sposta l'arrivo di quel pomeriggio nella 19, che la pianta mostra libera e pulita.
Alle 16 il tecnico sistema il condizionatore e chiude il guasto. La 17 torna «da controllare»: la governante ci passa, verifica e la rimette pulita. Il giorno dopo è di nuovo in vendita.
Cosa ottieni
Cosa migliora tra reparto pulizie e reception
Check-in senza attese
La camera pronta è segnata appena finisce la pulizia.
Accessi per ruolo
Chi pulisce vede solo le pulizie, non incassi e dati degli ospiti.
Guasti tracciati
Ogni intervento ha stato, data e storico per camera.
Collegato al check-out
Quando l'ospite parte dal telefono, la camera entra subito nella lista.
Da sapere
Organizzare le pulizie: l'ordine giusto delle camere
La regola più utile è semplice: prima le camere che servono per un arrivo, poi le altre partenze, infine le fermate, tenendo conto degli ospiti che chiedono di non essere disturbati fino a tardi. Una camera con partenza e arrivo nello stesso giorno è la più urgente di tutte.
- Concorda con la reception un orario oltre il quale una partenza non ancora uscita va segnalata, per non lasciare una squadra ferma.
- Usa lo stato «da controllare» per le camere pulite da personale nuovo o dopo una riparazione.
- Decidi una cadenza unica per il cambio biancheria nelle fermate e scrivila: gli ospiti la chiedono, e una regola chiara evita discussioni.
- Tieni le note sulla camera brevi e cancellale quando il problema è risolto, o nessuno le leggerà più.
Manutenzione: dal guasto segnalato alla camera di nuovo in vendita
Un guasto non segnalato diventa una recensione negativa; un guasto segnalato su un foglio diventa un guasto dimenticato. Conviene che chi pulisce, cioè chi entra in ogni camera ogni giorno, sia anche chi apre le segnalazioni.
Dai alla priorità un significato preciso. Alta: la camera non si può vendere, come un bagno senza acqua o una serratura rotta. Media: va sistemato entro pochi giorni, come una lampada o una tapparella. Bassa: si fa nella prossima manutenzione programmata. Con questa regola la camera esce dalla vendita solo quando è davvero necessario, e torna disponibile dopo un controllo, non dopo una promessa.
Domande frequenti
Domande di chi organizza le pulizie
Il personale delle pulizie deve installare un'app?
No, usa il browser del telefono con il suo accesso personale e vede solo le pulizie.
Posso vedere la struttura in pianta?
Sì: la mappa mostra le camere con lo stato di oggi, comprese quelle da pulire e quelle fuori servizio.
Funziona anche per gli appartamenti?
Sì, ogni unità ha il suo stato e compare nella lista delle pulizie quando l'ospite parte.
Ogni quanto si cambia la biancheria in hotel?
Non c'è una regola nazionale unica: dipende dalla categoria, dalle norme regionali sulla classificazione e dalla scelta della struttura. Molti hotel cambiano gli asciugamani su richiesta e le lenzuola ogni due o tre giorni nelle fermate. In Stanzia imposti la cadenza e la lista te la ricorda.
Posso far lavorare l'impresa di pulizie esterna sullo stesso sistema?
Sì. Inviti le persone dell'impresa con il ruolo Pulizie: entrano dal telefono con il proprio accesso, vedono solo la pagina Pulizie e possono segnare le camere e aprire guasti, senza accedere a prenotazioni, incassi o dati degli ospiti.
Cosa succede a una camera quando segnalo un guasto grave?
Se il guasto ha priorità alta e indica la camera, questa passa subito a fuori servizio e sulla pianta lo si vede. Quando il guasto viene chiuso, la camera torna «da controllare», così qualcuno verifica prima di rimetterla a disposizione degli ospiti.
So chi ha pulito una camera e a che ora?
Sì. Ogni pulizia segnata come fatta registra l'ora e il nome della persona. Se un ospite segnala un problema, sai chi ha preparato la camera e quando, senza ricostruirlo a memoria.
Funziona insieme a
I moduli che muovono la lista delle camere
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.