Self check-out
Il check-out si fa con un tocco.
Alla prenotazione l'ospite paga la caparra, se la chiedi. Quando fa il check-in online salda il resto dal telefono, con la tassa di soggiorno se vuoi. Il giorno della partenza trova nell'area ospite gli extra rimasti, li paga e preme «Fai il check-out»: il codice si disattiva e la camera passa alle pulizie.
Self check-out
Cos'è il self check-out in hotel e nei B&B
Il self check-out è la partenza dell'ospite senza la sosta obbligata al banco: controlla il conto sul telefono, salda quello che resta e lascia la camera all'ora che preferisce. In Stanzia il conto non è un foglio preparato all'ultimo minuto, ma la somma di tutto quello che è successo durante il soggiorno: notti, addebiti in camera, ordini dei reparti, tassa di soggiorno e pagamenti già incassati.
Per la struttura vuol dire che la partenza smette di essere un momento da presidiare. La reception, se c'è, segue solo i casi particolari, come chi vuole pagare in contanti o chi ha bisogno di un documento intestato a un'azienda. Il resto si aggiorna da sé: i codici delle porte smettono di funzionare e la camera compare tra quelle da pulire.
Come funziona
Dalla sveglia alla porta chiusa: come si svolge il self check-out
- Passo 1
Saldo al check-in online
Notti e tassa di soggiorno pagate con carta, prima ancora di arrivare.
- Passo 2
Extra prima di partire
Cena, minibar e servizi del soggiorno si pagano dall'area ospite.
- Passo 3
Check-out con un tocco
A conto saldato l'ospite chiude il soggiorno: il codice si revoca e la domotica riceve il segnale di partenza.
- Passo 4
Pulizie avvisate
La camera risulta libera nel tabellone delle pulizie e ti arriva un messaggio con il check-out fatto.
Nel dettaglio
Cosa fa il self check-out di Stanzia, voce per voce
Ogni voce è un lavoro che il gestionale svolge al posto tuo nelle ultime ore del soggiorno.
Conto consultabile in ogni momento
Nell'area ospite la scheda Conto mostra il totale del soggiorno, ogni addebito con giorno e quantità, quanto è già stato pagato e quanto resta da saldare. L'ospite lo apre quando vuole, anche la sera prima, e arriva alla partenza sapendo già il totale.
Tassa di soggiorno calcolata sul regolamento locale
L'importo si calcola su notti e ospiti, rispettando il tetto di notti tassabili, l'esenzione e le riduzioni per età, gli importi diversi per periodo dell'anno e i mesi in cui il comune non la applica. Non rifai il conto a mano per ogni famiglia.
Extra pagati subito o messi sul conto
Gli ordini fatti dall'area ospite si possono addebitare sulla camera, pagare in struttura o pagare online con carta tramite Stripe. Il pagamento online arriva sul conto Stripe della struttura, senza passare da Stanzia.
Incassi registrati con il metodo usato
Quando l'ospite salda al banco, la reception registra l'importo come contanti, carta, bonifico o altro. Se attivi il controllo sul contante, il gestionale ti avvisa quando un incasso supera il limite, contando anche il contante già ricevuto per la stessa prenotazione.
Codici delle porte che si chiudono
Sulle serrature collegate il codice resta attivo fino a mezz'ora dopo l'ora di partenza prevista. Se segni la partenza prima, il codice viene revocato subito; se la serratura non risponde, scade comunque da solo.
Camera segnata come liberata
Il tabellone delle pulizie elenca le camere in partenza e indica quando l'ospite è già andato via. Chi pulisce sa da quale camera cominciare senza bussare alle porte e senza chiedere ogni volta alla reception.
Evento di partenza all'impianto domotico
Se hai collegato un impianto domotico, al check-out Stanzia gli manda un evento con la camera e la prenotazione. Sono poi le regole del tuo impianto a spegnere luci e clima nel modo che hai deciso.
Promemoria la mattina della partenza
Un messaggio automatico il giorno della partenza ricorda l'orario di check-out, all'ora che scegli tu. Nel testo puoi inserire il link all'area ospite, così l'ospite trova il conto con un tocco.
Questionario e pagina aperta dopo la partenza
Uno o più giorni dopo, secondo come imposti il messaggio, l'ospite riceve il link al questionario. L'area ospite resta consultabile per 30 giorni dalla partenza, quindi conto e ordini si rivedono anche da casa.
Per chi è
Quando il self check-out serve davvero
Il self check-out rende di più dove le partenze si concentrano in poche ore o dove nessuno sta al banco per tutta la mattina. E più gli ospiti consumano extra durante il soggiorno, più conta che il conto sia già pronto e verificabile dal telefono, invece di essere ricostruito al momento.
- B&B e affittacamere senza reception fissa
- Il gestore non deve esserci all'alba: l'ospite vede il saldo, i codici smettono di funzionare da soli e la camera compare tra quelle da pulire.
- Case vacanza e appartamenti
- Con più unità sparse, la partenza a distanza evita il giro per ritirare le chiavi: dal pannello controlli che il saldo sia a zero.
- Hotel con ristorante, spa o spiaggia
- Cene, trattamenti e ombrelloni addebitati in camera finiscono nello stesso conto, quindi il saldo finale comprende tutto quello che l'ospite ha usato.
- Agriturismi e resort con le partenze del weekend
- La domenica mattina le partenze si accavallano: chi ha già controllato il conto sul telefono si ferma al banco solo per salutare.
Un caso concreto
Una domenica di partenze in un agriturismo con dodici camere
In un agriturismo dell'entroterra toscano con dodici camere e un piccolo ristorante, l'ultima domenica di maggio partono nove camere su dodici. Prima la titolare passava la mattina al banco a sommare cene, bottiglie di vino e tassa di soggiorno, mentre le due persone delle pulizie aspettavano di sapere quali camere fossero libere.
Ora alle 8 parte il promemoria su WhatsApp con l'orario di check-out e il link all'area ospite. Gli ospiti aprono il conto a colazione: trovano le cene già addebitate dal ristorante, la tassa di soggiorno calcolata con l'esenzione per i bambini e il saldo. Una coppia nota un vino che non ha ordinato e lo scrive dall'area ospite; la titolare corregge l'addebito prima che carichino le valigie.
Quando la partenza viene segnata nel gestionale, la camera risulta liberata nel tabellone delle pulizie e il codice del cancello smette di funzionare. Una famiglia preferisce pagare in contanti: la titolare registra l'incasso dal pannello e chiude in un minuto.
Il lunedì a metà mattina parte l'email con il questionario. Le risposte arrivano nel gestionale, collegate alle prenotazioni di ciascuno.
Cosa ottieni
Cosa cambia per la reception nella mattina delle partenze
Nessuna fila al banco
Gli ospiti partono quando vogliono, anche all'alba.
Incassi completi
Extra e tassa di soggiorno non si dimenticano più.
Pulizie al momento giusto
Il personale sa subito quali camere sono libere.
Più recensioni
La richiesta arriva quando il ricordo del soggiorno è ancora fresco.
Da sapere
Come preparare un conto che l'ospite non contesta
Il self check-out funziona se il conto è giusto prima che l'ospite lo apra. Le contestazioni nascono quasi sempre da addebiti segnati in ritardo, a voce o su un foglio che poi qualcuno ricopia. Qualche abitudine evita gran parte dei problemi.
- Fai addebitare cene, bar e trattamenti nel momento in cui avvengono, non la sera prima della partenza.
- Imposta nel gestionale tutte le regole della tassa di soggiorno del tuo comune, comprese riduzioni per età e mesi esenti: un'esenzione dimenticata è un errore che l'ospite nota subito.
- Scrivi nel messaggio di benvenuto che il conto si controlla dall'area ospite in qualsiasi momento: chi lo guarda durante il soggiorno segnala gli errori quando correggerli è facile.
- Chiedi con un messaggio qualche giorno prima della partenza se serve un documento intestato a un'azienda, invece di scoprirlo al banco.
Pagamenti, contante e partenze anticipate
Il pagamento online passa da Stripe: lo colleghi una volta dal pannello con le chiavi del tuo account e gli incassi arrivano direttamente a te, con le commissioni previste dal tuo contratto Stripe. Per il contante tieni presente il limite di legge: se attivi il controllo, Stanzia ti avvisa prima di registrare un incasso che lo supera.
- Non chiudere una prenotazione con un saldo diverso da zero senza una nota: chi riapre la scheda dopo di te deve capire il motivo.
- Se l'ospite parte prima dell'orario, segna subito la partenza: i codici vengono revocati e la camera entra tra quelle da pulire.
- A fine giornata scorri le partenze con saldo aperto e scrivi all'ospite dalla stessa conversazione collegata alla prenotazione.
- Dai gli accessi in base al lavoro: il ruolo reception gestisce prenotazioni, ospiti, messaggi e incassi al banco, ma non vede prezzi, fatture e report.
Domande frequenti
Dubbi frequenti sulla partenza senza passare dal banco
E se l'ospite deve pagare in contanti?
Puoi segnare il pagamento a mano dal gestionale: il resto del check-out procede comunque in automatico.
La tassa di soggiorno è calcolata in automatico?
Sì, secondo le tariffe e le esenzioni del tuo comune impostate nel gestionale.
Posso offrire il late check-out?
Sì, come extra a pagamento prenotabile dall'ospite dal telefono.
Il self check-out è obbligatorio per tutti gli ospiti?
No, è un'alternativa al banco. Chi preferisce passa in reception e paga lì, e la reception registra l'incasso dal pannello con il metodo usato. Le due strade portano allo stesso conto, quindi non ci sono incassi doppi né cifre diverse tra quello che vede l'ospite e quello che vedi tu.
Cosa succede alla serratura se l'ospite parte prima del previsto?
Appena segni la partenza nel gestionale, i codici di quella prenotazione vengono revocati sulle serrature collegate. Se non la segni, il codice resta valido fino a mezz'ora dopo l'orario di check-out e poi scade da solo, senza che tu debba intervenire.
L'ospite può rivedere il conto dopo essere partito?
Sì, il link personale dell'area ospite resta consultabile per 30 giorni dalla data di partenza. L'ospite ritrova addebiti, ordini e pagamenti e, se non l'ha ancora fatto, può compilare il questionario sul soggiorno. Dopo i 30 giorni il link non apre più la pagina.
Come so la mattina quali camere sono già libere?
Lo vedi nel tabellone delle pulizie: per ogni camera in partenza compaiono il nome dell'ospite e l'indicazione se è già partito. Il personale delle pulizie entra con il suo ruolo, che gli mostra solo pulizie e guasti, senza prezzi né dati di pagamento.
Funziona anche con le prenotazioni arrivate dai portali?
Sì, conto e area ospite valgono per ogni prenotazione presente nel gestionale, da qualunque canale arrivi. Nel conto compare quello che risulta già pagato e il saldo mostra solo ciò che resta.
Funziona insieme a
Su quali moduli si appoggia il check-out
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.