Gestionale e channel manager
Un calendario unico al posto di tre.
Camere, prezzi, ospiti e prenotazioni in un solo posto, dal computer o dal telefono. I calendari di Booking, Airbnb, Expedia e Vrbo si sincronizzano ogni 15 minuti: quando una camera si vende su un canale, si chiude sugli altri e sul tuo sito.
Gestionale e channel manager
Cos'è un channel manager e a cosa serve in una struttura ricettiva
Un channel manager è il software che tiene allineata la disponibilità delle camere su tutti i canali dove vendi: portali come Booking.com e Airbnb, il tuo sito, il telefono. Quando una camera si vende da una parte, si chiude sulle altre, così da evitare l'overbooking.
Esistono due livelli di collegamento. Il primo usa i calendari iCal, che scambiano le date occupate. Il secondo è la connessione diretta, che scambia all'istante anche tariffe, camere libere e dettagli dell'ospite. In Stanzia oggi funziona il primo, con un aggiornamento ogni quarto d'ora; la connessione diretta passerà da un channel manager certificato ed è in arrivo.
Come funziona
Dal portale al tuo calendario, un giro ogni quarto d'ora
- Passo 1
Imposti camere e tariffe una volta
Stagioni, soggiorno minimo, prezzi per numero di ospiti, chiusure.
- Passo 2
Colleghiamo i portali
I calendari dei portali entrano nel gestionale e il nostro esce verso di loro.
- Passo 3
Le prenotazioni arrivano da sole
Da sito, portali e telefono, tutte nello stesso calendario, ognuna con il suo colore.
Nel dettaglio
Come lavora il calendario unico, voce per voce
Ogni funzione nasce da un problema concreto di chi vende la stessa camera su più canali.
Un calendario per ogni camera
Ogni unità, che sia la 101, la 102 o l'appartamento al piano terra, ha il suo indirizzo iCal in uscita, firmato e non indovinabile, da incollare nell'extranet del portale. Così il portale chiude solo la camera venduta e non l'intera tipologia.
Lettura dei portali ogni 15 minuti
I calendari di Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo o di un altro portale che offre un indirizzo iCal vengono letti ogni quarto d'ora. Ogni evento diventa una prenotazione con il nome del canale e il suo colore nella griglia.
Nessun doppione
Quando un portale ti rimanda una prenotazione che è già tua, perché l'ha letta dal tuo calendario, Stanzia la riconosce come eco e non la duplica. Non trovi due volte lo stesso ospite da cancellare a mano.
Conflitti messi in evidenza
Se due canali vendono la stessa unità con date che si sovrappongono, la prenotazione entra nello stato «conflitto». La vedi segnalata nel calendario e nel riepilogo del giorno, e scegli tu dove spostare l'ospite.
Modifiche e cancellazioni dai portali
Se sul portale cambiano le date, al giro successivo si aggiornano anche da te. Se una prenotazione futura sparisce dal calendario del portale, in Stanzia diventa cancellata e la camera torna libera.
Stato di ogni collegamento
Per ogni calendario vedi l'ultimo aggiornamento, quanti eventi ha letto e l'eventuale errore, come un indirizzo sbagliato o un portale che non risponde. Te ne accorgi prima che diventi un overbooking.
Sposti trascinando
Nella griglia trascini una prenotazione su un altro giorno o su un'altra camera. Se l'unità di destinazione è già occupata, il gestionale non salva lo spostamento e te lo dice.
Gruppi in un colpo solo
Una prenotazione di gruppo occupa più camere con le stesse date e un solo referente: la inserisci una volta, non camera per camera.
Partenza dal vecchio gestionale
Prenotazioni future e anagrafica ospiti arrivano da un file CSV esportato da Excel o dal programma che usavi prima. I nomi di colonna più comuni vengono riconosciuti da soli.
Per chi è
Chi ha bisogno di un calendario sincronizzato
Basta vendere la stessa camera su due canali per correre il rischio di venderla due volte. Più canali usi e più camere hai, più tempo passi ad aggiornare calendari a mano. Il calendario unico serve a chi vuole smettere di farlo, qualunque sia la dimensione della struttura.
- Affittacamere su Booking e Airbnb
- Le stesse stanze stanno su due portali: quando una si vende su Airbnb, sparisce da Booking senza aprire l'extranet.
- B&B che vende anche al telefono
- La prenotazione presa a voce entra nel calendario e i portali la vedono come occupata.
- Hotel con più camere della stessa tipologia
- La 101 e la 102 hanno calendari separati, e il portale chiude solo quella venduta.
- Case vacanza su Vrbo e Airbnb
- Appartamenti con soggiorni lunghi e cambi del sabato, tutti nella stessa griglia insieme alle prenotazioni dirette.
Un caso concreto
Cinque stanze in centro e due portali: com'è cambiata la settimana
Giorgio ha un affittacamere di cinque stanze in centro città. Vendeva su Booking e su Airbnb, e ogni prenotazione voleva dire aprire l'altro portale e chiudere le date a mano. Un venerdì di ottobre se n'era dimenticato e si era trovato due ospiti per la stessa stanza.
Con Stanzia ha incollato in ogni portale l'indirizzo iCal di ciascuna stanza e in Stanzia gli indirizzi dei portali. Da quel momento le prenotazioni arrivano da sole nella griglia, ognuna con il colore del suo canale.
Qualche settimana dopo un ospite di Airbnb ha prenotato due notti a cavallo di una prenotazione presa al telefono il giorno prima. Il calendario l'ha segnata come conflitto, il riepilogo del mattino gliel'ha mostrata e Giorgio ha spostato l'ospite nella stanza accanto, libera, trascinando la prenotazione.
Oggi i prezzi li cambia ancora negli extranet dei portali, perché il calendario iCal porta solo le date. Quando sarà attivo il collegamento diretto, aggiornerà anche quelli da Stanzia.
Cosa ottieni
Cosa smetti di fare a mano
Meno overbooking
Una camera venduta si chiude sugli altri canali al giro di sincronizzazione successivo.
Colpo d'occhio sul mese
Vedi subito i buchi da riempire e da quale canale arriva ogni ospite.
Schede ospiti complete
Contatti, documenti, richieste e storico dei soggiorni sempre a portata di mano.
Dal telefono
Sposti una prenotazione o chiudi una camera anche mentre sei fuori.
Da sapere
iCal o collegamento diretto: cosa cambia nella pratica
Il calendario iCal è lo standard che quasi tutti i portali offrono, e per questo funziona subito. Ha però dei limiti che conviene conoscere per lavorare tranquilli:
- Trasmette le date occupate, non i prezzi: le tariffe sui portali si cambiano ancora nei loro extranet.
- Non porta l'importo né i dati completi dell'ospite: la prenotazione arriva con le date e il nome del canale, il resto lo completi nella scheda.
- Stanzia legge i portali ogni 15 minuti, ma ogni portale legge il tuo calendario con la frequenza che decide lui: in quella finestra una camera può risultare ancora libera.
- Per l'ultima camera nei giorni di punta conviene chiudere a mano la vendita sul portale meno usato, oppure tenerla solo per il sito.
Overbooking: come ridurre il rischio e cosa fare se capita
Con calendari sincronizzati l'overbooking diventa raro, ma il rischio zero non esiste quando due canali vendono nello stesso momento. Alcune abitudini lo riducono:
- Collega un calendario per ogni unità fisica, non uno per tipologia.
- Controlla ogni mattina le prenotazioni in conflitto e lo stato dei collegamenti: un indirizzo scaduto smette di aggiornarsi senza avvisare il portale.
- Togli dagli extranet i vecchi blocchi messi a mano, che possono confondere la lettura del calendario.
- Se succede, contatta subito l'ospite arrivato per ultimo: la prassi è proporre una sistemazione equivalente o migliore nelle vicinanze. Più presto lo avvisi, più è facile trovare una soluzione e meno rischi una recensione negativa.
Domande frequenti
Dubbi frequenti su portali e sincronizzazione
Con quali portali funziona?
Oggi con la sincronizzazione dei calendari di Booking.com, Airbnb, Expedia e Vrbo, ogni 15 minuti, con gli eventuali conflitti segnalati. Il collegamento diretto di prezzi e disponibilità in tempo reale è in arrivo: in fase di analisi verifichiamo i canali che usi.
Posso inserire a mano le prenotazioni telefoniche?
Sì, in pochi secondi, con il prezzo calcolato dal listino. Se usi Centra, il centralino AI, trovi su WhatsApp date e recapiti di chi ha chiamato da inserire.
Serve installare qualcosa?
No, funziona dal browser su computer, tablet e telefono.
Che differenza c'è tra channel manager e gestionale (PMS)?
Il channel manager allinea la disponibilità tra i canali di vendita; il gestionale, o PMS, gestisce tutto il resto: ospiti, arrivi, conti, pulizie, adempimenti. In Stanzia le due parti stanno nello stesso programma, quindi la prenotazione che arriva da un portale è già pronta per check-in, schedina e conto.
Ogni quanto si aggiornano Booking e Airbnb?
Stanzia legge i calendari dei portali ogni 15 minuti. Nella direzione opposta è il portale a leggere il tuo calendario, con la frequenza che stabilisce lui. Per questo, nei giorni di punta, conviene tenere d'occhio l'ultima camera disponibile.
Posso cambiare i prezzi di Booking da Stanzia?
Non ancora. Il calendario iCal trasmette solo le date occupate, quindi oggi i prezzi sui portali si aggiornano nei loro extranet. La connessione diretta, che allineerà anche le tariffe senza passare dagli extranet, è in arrivo.
Se l'ospite cancella sul portale, la camera si libera anche da me?
Sì. Quando una prenotazione futura sparisce dal calendario del portale, al giro di sincronizzazione successivo Stanzia la segna come cancellata e la camera torna libera nel calendario e sul sito.
Posso collegare un portale che non è nell'elenco?
Sì, se il portale offre un calendario iCal con un indirizzo https. Lo colleghi come «Altro portale» e funziona come gli altri: lettura ogni 15 minuti, conflitti segnalati e calendario in uscita per ogni camera.
Funziona insieme a
Cosa parte dal calendario unico
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.