Preventivi e CRM
Mandi il preventivo. L'ospite lo prenota da solo.
Una richiesta per un matrimonio, una famiglia che vuole due camere comunicanti, un'azienda con dieci colleghi: prepari l'offerta in pochi minuti con i prezzi veri del listino e la mandi via email o WhatsApp. Il cliente la apre, sceglie, accetta e paga la caparra. La prenotazione si crea da sola.
Preventivi e CRM
Cos'è un CRM per hotel e a cosa serve con i preventivi
Un CRM per hotel è l'archivio delle persone e delle aziende con cui la struttura ha a che fare: chi ha chiesto un'offerta, chi ha già dormito da te, l'agenzia che ti manda gruppi, l'azienda che prenota per i suoi tecnici. Per ognuno tiene i dati, le conversazioni, le offerte e i soggiorni, così chi risponde al telefono sa con chi sta parlando.
Il preventivo è il punto in cui il CRM lavora di più. In Stanzia ogni offerta è legata a un contatto, a un'eventuale azienda e a una trattativa: quando la mandi, quando il cliente la apre, quando accetta, tutto finisce nella cronologia. Non devi copiare nulla da un foglio all'altro e non perdi le richieste rimaste senza risposta.
Come funziona
Dalla richiesta alla caparra incassata
- Passo 1
Prepari l'offerta
Una o più proposte con camere, date, extra e condizioni, prezzi calcolati dal listino.
- Passo 2
La mandi con un link
Il cliente vede una pagina curata, con foto, PDF scaricabile e scadenza.
- Passo 3
Il cliente accetta
Sceglie la proposta, accetta le condizioni e paga la caparra online.
- Passo 4
La prenotazione è fatta
Calendario aggiornato, conferma inviata, contatto salvato nel CRM.
Nel dettaglio
Le funzioni del modulo preventivi e CRM
Ecco cosa puoi fare, voce per voce, senza uscire dal gestionale.
Fino a cinque proposte
Nello stesso preventivo metti fino a cinque alternative. Ognuna può avere più camere con la quantità, il trattamento (solo pernottamento, colazione, mezza pensione, pensione completa, all inclusive), righe extra, uno sconto in percentuale o in euro e l'indicazione di tariffa non rimborsabile.
Prezzi presi dal listino
Con le date e gli ospiti inseriti, un pulsante compila i prezzi di tutte le camere dal tuo listino. Puoi poi ritoccarli a mano: il totale di ogni proposta si ricalcola mentre scrivi, sconto compreso.
Invio sul canale del cliente
Il preventivo parte per email con il PDF allegato, per WhatsApp, SMS o Telegram, oppure copi il link e lo incolli dove vuoi. Ogni invio resta registrato con il canale, il destinatario e l'ora.
Pagina in italiano o inglese
Il cliente apre una pagina con il tuo nome, il messaggio di apertura, le foto delle camere e il dettaglio dei prezzi. Se nel frattempo una camera si è riempita, la proposta mostra che non è più disponibile per quelle date.
Accettazione con firma
Per prenotare il cliente sceglie la proposta, scrive nome ed email e spunta l'accettazione delle condizioni: il nome vale come firma e viene salvato con data e ora. Se hai collegato Stripe, paga subito la caparra o l'intero importo.
Versioni e duplicati
Se modifichi un preventivo già inviato, la versione precedente resta consultabile. Un'offerta accettata non si modifica più: la duplichi e ne prepari una nuova partendo dagli stessi dati.
Promemoria automatici
Puoi farti ricordare di richiamare chi non ha aperto l'offerta dopo un certo numero di giorni, e chi l'ha aperta ma non ha risposto. I giorni li scegli tu nelle impostazioni del CRM.
Trattative con fasi
Le richieste importanti diventano trattative con valore, date, fonte e fase: nuova richiesta, contattato, preventivo inviato, in trattativa, prenotato o perso. Fasi, probabilità di chiusura, tag, campi personalizzati e motivi di perdita li adatti tu.
Conversione per fonte
Il pannello mostra, sugli ultimi dodici mesi, quanti preventivi sono stati inviati, aperti e accettati per fonte della richiesta e per tipo di cliente, con il tempo medio prima della prima apertura.
Per chi è
Quali strutture lavorano meglio con offerte e trattative
Il modulo serve a chiunque riceva richieste che non si chiudono con un clic sul motore di prenotazione: date da concordare, più camere, un evento, un'azienda che chiede condizioni dedicate. Più la richiesta è complessa, più conta avere l'offerta pronta in fretta e sapere a che punto è.
Anche un piccolo B&B ne ha bisogno quando una famiglia scrive su WhatsApp chiedendo due soluzioni diverse: invece di rispondere con un messaggio lungo e confuso, mandi una pagina con le due proposte affiancate.
- Hotel con clientela business
- Registra l'azienda con partita IVA, codice SDI e sconto concordato, collega i colleghi che prenotano e prepara la bozza della fattura intestata all'azienda.
- Agriturismo e location per eventi
- Gestisce matrimoni e feste come trattative, con il wedding planner o l'agenzia collegati, i promemoria per richiamare e le versioni dell'offerta mano a mano che il numero degli ospiti cambia.
- Resort che lavora con agenzie e tour operator
- Tiene per ogni agenzia la commissione concordata, le condizioni, il referente e lo storico dei gruppi mandati, con le trattative divise per fase.
- B&B e case vacanza
- Risponde alle richieste arrivate in casella con «Fai un preventivo», che apre l'editor già compilato con nome, email, telefono e canale di provenienza.
Un caso concreto
Un gruppo di dodici persone, tre proposte e una caparra
Un agriturismo in collina riceve un'email da un'associazione che vuole portare dodici persone per un weekend di fine settembre. La richiesta arriva nella casella; la titolare clicca «Fai un preventivo» e trova già nome, email e fonte compilati.
Prepara tre proposte: sei doppie con colazione; quattro doppie e una quadrupla in mezza pensione; la stessa soluzione con tariffa non rimborsabile e uno sconto del 10%. Usa i prezzi dal listino, aggiunge una riga extra per la degustazione e imposta la scadenza a sette giorni con caparra al 30%.
Il presidente dell'associazione apre il link la sera stessa: nel CRM compare «Il cliente ha aperto il preventivo». Passano tre giorni senza risposta e il pannello segnala il promemoria. La titolare telefona, scopre che due persone hanno un'allergia e lo annota nelle preferenze dei contatti.
Il giorno dopo arriva l'accettazione della seconda proposta con il pagamento della caparra. Le prenotazioni sono in calendario, la trattativa passa a «Prenotato» e il preventivo resta collegato al contatto per la prossima richiesta.
Cosa ottieni
Cosa cambia quando le offerte hanno uno stato
Risposte più veloci
Chi risponde per primo con un'offerta chiara vince la prenotazione.
Sai chi ha aperto
Vedi quando il cliente ha guardato l'offerta e ricevi un promemoria per richiamarlo.
Aziende e agenzie
Contatti con l'azienda o l'agenzia collegata, le trattative e le condizioni dedicate.
Storico completo
Per ogni ospite: soggiorni, preventivi, messaggi, preferenze, allergie e reparti usati.
Da sapere
Come scrivere un preventivo alberghiero che viene accettato
La velocità conta, ma conta anche la chiarezza. Un cliente che riceve un'offerta con tre righe di testo e un totale deve fare domande; uno che vede camera, trattamento, cosa è incluso e quanto paga adesso può decidere da solo.
Dai poche alternative davvero diverse: una proposta base, una più ricca e, se ha senso, una non rimborsabile più conveniente. Più di tre opzioni rischiano di far rimandare la scelta. Usa il campo del messaggio di apertura per una frase personale che dimostri che hai letto la richiesta, non per un testo standard.
- Metti una scadenza breve e credibile: una settimana basta quasi sempre.
- Riporta le regole su disdetta e saldo nel campo delle condizioni, così finiscono anche nel PDF.
- Dai un titolo all'offerta, per esempio il nome dell'evento: il cliente la ritrova subito tra le email.
- Quando un preventivo viene rifiutato, scegli il motivo: dopo qualche mese capisci se perdi sul prezzo o sulle date.
Contatti, consensi e dati sensibili nel CRM
Il CRM contiene dati personali e quindi va usato secondo il GDPR. Per rispondere a una richiesta o gestire un soggiorno non serve un consenso apposito; per mandare offerte commerciali sì. Il regolamento chiede anche che tu possa dimostrare quando e come la persona ha dato il consenso (articolo 7) e che revocarlo sia facile quanto darlo.
In Stanzia il consenso al marketing e quello per WhatsApp sono campi separati del contatto, e ogni consenso o revoca viene registrato con la sua fonte. Le allergie e le intolleranze sono informazioni delicate: annotale solo quando servono al servizio, per esempio per la cucina, e non usarle per altri scopi. Il personale delle pulizie non vede il CRM: entra solo nella propria sezione.
Domande frequenti
Dubbi frequenti su offerte, trattative e contatti
Il preventivo ha una scadenza?
Sì: scegli tu fino a quando è valido. Dopo la scadenza il cliente non può più accettarlo e tu lo vedi tra le offerte scadute.
Posso proporre più soluzioni nello stesso preventivo?
Sì, per esempio una camera doppia e una suite, o due date diverse. Il cliente sceglie quella che preferisce.
Il CRM è un programma a parte?
No, è dentro il gestionale: ogni prenotazione, messaggio e preventivo finisce da solo nella scheda del contatto.
I dati dei contatti sono al sicuro?
Sì: server in Unione Europea, accessi per ruolo e consensi privacy registrati per ogni contatto.
Il cliente può accettare un preventivo dal telefono?
Sì. La pagina dell'offerta si legge bene dallo smartphone: il cliente sceglie la proposta, scrive nome ed email, spunta l'accettazione delle condizioni e, se hai collegato Stripe, paga la caparra con carta. La prenotazione compare subito nel calendario.
Come faccio a sapere se il cliente ha letto il preventivo?
Lo stato passa da «Inviato» a «Visto» alla prima apertura del link e il CRM registra l'evento con l'ora. Vedi anche quante volte l'offerta è stata aperta e l'ultima apertura. Le aperture dall'anteprima del pannello non vengono contate.
Cosa succede se una camera del preventivo viene prenotata da qualcun altro?
La pagina del cliente controlla la disponibilità a ogni apertura: se una proposta non ha più camere libere per quelle date, compare la scritta «Non più disponibile per le tue date». Le altre proposte restano prenotabili.
Posso gestire agenzie e tour operator con le loro commissioni?
Sì. Nel CRM crei l'agenzia scegliendo il tipo (agenzia di viaggi, tour operator, wedding planner e altri), indichi la commissione e lo sconto concordati, le condizioni e il referente. Preventivi e trattative si collegano all'agenzia.
Come si evitano i contatti doppi nel CRM?
Quando lo stesso ospite compare due volte, per esempio con due email diverse, unisci le due schede: soggiorni, preventivi e attività finiscono in un'unica scheda, e il consenso al marketing resta se era stato dato in una delle due.
Funziona insieme a
Dove finiscono i dati di un preventivo accettato
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.