Messaggi agli ospiti
Il messaggio giusto, al momento giusto. Sempre.
Conferma, link al check-in, indicazioni per arrivare, codice Wi-Fi, consigli sul posto, richiesta di recensione: ogni messaggio parte da solo nel momento in cui serve, con i dati della prenotazione già inseriti.
Messaggi agli ospiti
Cosa sono i messaggi automatici agli ospiti
I messaggi automatici agli ospiti sono email e messaggi WhatsApp che il gestionale invia da solo in un momento preciso del soggiorno, partendo da un modello scritto una volta. Ogni modello ha un evento, come la prenotazione appena arrivata o il giorno della partenza, un'ora di invio, un canale e dei segnaposto che vengono sostituiti con i dati della prenotazione.
Rispetto a un'email mandata a mano cambia la costanza: ogni ospite riceve le stesse informazioni, nella sua lingua, anche nei giorni pieni di arrivi. E siccome il messaggio parte dal gestionale, la conversazione resta attaccata alla prenotazione invece di perdersi nel telefono di qualcuno.
Come funziona
Il calendario dei messaggi di un soggiorno
- Passo 1
Dopo la prenotazione
Conferma, ricevuta e politica di cancellazione.
- Passo 2
Prima dell'arrivo
Check-in online, come arrivare, parcheggio, extra da aggiungere.
- Passo 3
Durante il soggiorno
Guida della struttura, consigli e contatti utili.
- Passo 4
Dopo la partenza
Grazie, richiesta di recensione e un codice per tornare prenotando diretto.
Nel dettaglio
Come funzionano i messaggi automatici in Stanzia
Ogni voce corrisponde a un'impostazione che trovi nel pannello dei messaggi.
Otto momenti di invio
Appena prenotato, giorni prima dell'arrivo, il giorno dell'arrivo, durante il soggiorno, il giorno della partenza, giorni dopo la partenza, alla cancellazione, oppure solo a mano come risposta pronta. Per ogni modello scegli quanti giorni e a che ora.
Diciannove segnaposto
Nome, date, notti, camera, totale e saldo, orari di check-in e check-out, indirizzo, telefono, link al check-in online, all'area ospite e al questionario, codici delle serrature. Se scrivi un segnaposto che non esiste, il pannello te lo segnala prima di salvare.
Italiano o inglese senza scegliere
Ogni modello ha la sua versione inglese. Chi viene da un paese diverso dall'Italia riceve il testo in inglese, gli altri in italiano: non devi decidere a mano ospite per ospite.
Filtro per canale di prenotazione
Un modello può valere per tutte le prenotazioni, solo per quelle dirette (sito, telefono, al banco) o solo per quelle dei portali. Così la conferma con caparra e saldo va solo a chi ha prenotato da te.
Email con il marchio della struttura
Le email partono dal server di Stanzia a nome della struttura, con i tuoi colori e i contatti nel piede, oppure dalla tua casella attraverso il tuo server di posta. Le risposte degli ospiti tornano nel pannello.
WhatsApp Business con modelli approvati
Colleghi il numero WhatsApp Business della struttura. Entro 24 ore dall'ultimo messaggio dell'ospite si scrive liberamente; dopo, WhatsApp accetta solo modelli approvati da Meta, che invii all'approvazione dal pannello seguendone lo stato.
Nessun doppione e nessun arretrato
Ogni automatico parte una sola volta per prenotazione e per canale. Quando accendi un modello nuovo, il gestionale non recupera gli invii passati: scrive solo agli ospiti a cui tocca da quel momento in poi.
Modelli consigliati già scritti
Conferma, check-in online, benvenuto, «come sta andando?», promemoria di check-out, questionario, cancellazione e una risposta pronta sulla disponibilità. Si creano spenti: li rileggi, li adatti al tuo modo di scrivere e li accendi tu.
Canale non collegato, messaggio pronto
Senza email o WhatsApp collegati il messaggio non si perde: resta tra quelli da mandare a mano, con il testo già compilato, e lo invii aprendo WhatsApp o l'email dal pannello.
Per chi è
Chi usa i messaggi automatici e per cosa
Servono a chiunque risponda ogni settimana alle stesse domande: dove parcheggio, a che ora posso entrare, qual è la password del Wi-Fi. Cambia il peso dei singoli messaggi a seconda della struttura e di come arrivano le prenotazioni.
- B&B con self check-in
- Tre giorni prima parte il link al check-in online; il giorno dell'arrivo un WhatsApp breve con indirizzo e link all'area ospite, dove l'ospite trova i codici quando sono pronti.
- Hotel con molte prenotazioni dai portali
- Un modello riservato ai portali porta gli ospiti al check-in online, mentre la conferma con caparra e saldo resta per le prenotazioni dirette.
- Case vacanza gestite a distanza
- Il messaggio «come sta andando?» del giorno dopo l'arrivo fa emergere i problemi mentre si possono ancora risolvere.
- Agriturismi e resort con servizi
- Durante il soggiorno il link all'area ospite porta a ristorante, trattamenti ed extra, senza mandare listini in PDF.
Un caso concreto
Un B&B nel centro storico e le sue domande ripetute
Un B&B di quattro camere nel centro storico di Lecce riceveva ogni settimana gli stessi messaggi: dove lasciare l'auto, come non prendere la multa nella zona a traffico limitato, a che ora si poteva arrivare. Il gestore rispondeva dal suo cellulare, spesso di sera.
Ha acceso cinque modelli. La conferma, solo per le prenotazioni dirette, riporta codice, date e saldo. Tre giorni prima dell'arrivo parte su email e WhatsApp il link al check-in online con le indicazioni sul parcheggio convenzionato e sulla ZTL. Il giorno dell'arrivo, alle 9, un WhatsApp con indirizzo, orario e link all'area ospite.
Il giorno dopo l'arrivo il messaggio «come sta andando?» ha fatto emergere un condizionatore rumoroso. L'ospite ha risposto su WhatsApp, la risposta è comparsa nel pannello sulla sua prenotazione e il tecnico è passato nel pomeriggio.
Dopo la partenza arriva l'email con il questionario. Gli ospiti stranieri ricevono tutto in inglese senza che il gestore debba ricordarselo, e le domande sul parcheggio sono quasi sparite dal suo telefono.
Cosa ottieni
Perché conviene scrivere una volta sola
Meno domande ripetute
Le risposte arrivano prima che l'ospite debba chiedere.
Più extra venduti
Transfer, colazione in camera, late check-out proposti al momento giusto.
Ospiti che tornano
Chi è stato bene riceve un motivo per prenotare di nuovo da te.
Nella lingua dell'ospite
Testi in italiano e in inglese, personalizzabili.
Da sapere
Consenso, GDPR e WhatsApp: cosa puoi mandare e a chi
I messaggi legati alla prenotazione, come conferma, istruzioni per l'arrivo, codici e promemoria di partenza, servono a eseguire il contratto di soggiorno e in genere non richiedono un consenso di marketing. Offerte e newsletter sono un'altra cosa: vanno solo a chi ha accettato di riceverle, e chi revoca il consenso deve smettere di riceverle.
- Tieni separati i messaggi di servizio da quelli promozionali. Un messaggio dopo la partenza con un'offerta per tornare può essere considerato promozionale: fallo valutare a chi segue la privacy della struttura.
- Stanzia registra ogni scelta dell'ospite sui consensi (offerte via email, WhatsApp, proposte personalizzate) come una riga nuova, con la fonte e il testo mostrato: è la prova da esibire se qualcuno chiede.
- La newsletter parte solo verso gli ospiti con un'email e il consenso alle offerte, e contiene il link per disiscriversi.
- Per WhatsApp servono il numero dell'ospite e, oltre la finestra di 24 ore, un modello approvato: è una regola di Meta, non del gestionale.
Scrivere messaggi che gli ospiti leggono fino in fondo
Un messaggio automatico è utile solo se l'informazione principale si vede subito. Gli errori più comuni sono testi lunghi, orari di invio sbagliati e modelli dimenticati dopo un cambio di regole.
- Una sola informazione principale per messaggio: il link al check-in non deve stare sotto tre paragrafi di saluti.
- Su WhatsApp testi brevi; regole della casa e consigli sulla zona stanno meglio nell'area ospite, raggiungibile con un link.
- Scegli orari umani: un promemoria alle 7 del mattino sul telefono di chi è in vacanza non fa piacere.
- Rileggi i modelli quando cambi parcheggio, regole o politica di cancellazione: i segnaposto si aggiornano da soli, il testo libero no.
- Meta rifiuta un modello che inizia o finisce con un segnaposto o ne ha due attaccati: il pannello te lo segnala prima dell'invio.
Domande frequenti
Domande sui messaggi automatici per strutture ricettive
Posso scrivere io i testi?
Sì: partiamo da modelli già pronti e li adattiamo al tuo modo di parlare agli ospiti.
Funziona anche con chi prenota dai portali?
Sì, per tutte le prenotazioni presenti nel gestionale con un contatto valido, nel rispetto delle regole del portale.
Gli ospiti possono rispondere?
Sì, le risposte arrivano a te e restano collegate alla prenotazione.
Che differenza c'è tra messaggi automatici e newsletter?
I messaggi automatici sono legati a una prenotazione e partono in un momento preciso del soggiorno, per dare informazioni utili. La newsletter è una comunicazione promozionale mandata a più ospiti insieme, solo a chi ha accettato di ricevere offerte via email, con il link per disiscriversi.
Se l'ospite cambia le date, i messaggi si spostano?
Sì. Il momento di invio si ricalcola dalle date della prenotazione, quindi se sposti l'arrivo si sposta anche il messaggio di tre giorni prima. Un messaggio già partito invece non viene rimandato, per evitare che l'ospite riceva due volte la stessa cosa.
Posso scrivere a mano a un singolo ospite?
Sì, dalla prenotazione scrivi un messaggio libero oppure scegli una risposta pronta tra i modelli «solo a mano». Il testo si compila con i dati della prenotazione e resta nella stessa conversazione degli automatici, dove trovi anche le risposte dell'ospite.
Come capisco se un messaggio non è partito?
Ogni messaggio ha uno stato: inviato, da mandare a mano o in errore, con il motivo, per esempio un numero non valido per WhatsApp o un'email mancante. Li vedi nella casella dei messaggi del pannello e puoi intervenire sulla singola prenotazione.
Funziona insieme a
Da dove arrivano i dati che riempiono i messaggi
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.