Self check-in
L'ospite arriva, entra, si sistema. Senza aspettarti.
Prima dell'arrivo l'ospite compila il check-in online e carica i documenti dal telefono. Il riconoscimento avviene a distanza, in videochiamata, e solo dopo parte il codice per entrare. Tu non devi essere lì all'ora dell'arrivo, e la legge è rispettata.
Self check-in
Cos'è il self check-in e quando è in regola
Il self check-in è la procedura con cui l'ospite registra i propri dati prima dell'arrivo ed entra in struttura con un codice, senza che qualcuno gli consegni le chiavi. In Italia è possibile solo se l'ospite viene comunque identificato: la sentenza del Consiglio di Stato n. 9101 del 2025 ha confermato che serve un confronto in tempo reale tra la persona e il suo documento.
In Stanzia il percorso ha tre tappe obbligate: dati e documenti inseriti online dall'ospite, riconoscimento di persona o in videochiamata, poi i codici d'accesso. Finché manca una tappa i codici non compaiono all'ospite.
Come funziona
Dal link di check-in alla porta che si apre
- Passo 1
Check-in online
Qualche giorno prima l'ospite riceve il link e inserisce i dati e i documenti di tutti gli ospiti.
- Passo 2
Riconoscimento in tempo reale
Una breve videochiamata confronta volto e documento, come richiesto per l'identificazione degli ospiti.
- Passo 3
Schedine pronte
I dati raccolti vanno ad Alloggiati Web senza ricopiare nulla.
- Passo 4
Codice d'accesso
L'ospite riceve istruzioni e codice per serratura smart o cassetta chiavi, valido solo per il suo soggiorno.
Nel dettaglio
Cosa succede, passo dopo passo
Ogni regola di sicurezza è un'impostazione che il titolare può vedere e controllare.
Link di check-in per prenotazione
Ogni prenotazione ha un link suo, valido fino alla partenza. L'ospite inserisce i dati di tutti i compagni di viaggio e firma l'informativa sulla privacy con il proprio nome; il gestionale registra quando l'ha fatto.
Documento letto dalla foto
Passaporti e carte d'identità elettroniche si leggono fotografando la zona con i simboli <<<. I campi si compilano da soli e l'ospite controlla. La foto non viene conservata.
Dati completi per la Questura
Il modulo non si chiude se mancano tipo e luogo di rilascio del documento, o comune e provincia per chi è nato in Italia. I dati arrivano completi alle schedine di Alloggiati Web.
Riconoscimento registrato
Fai la videochiamata con il tuo strumento abituale o incontri l'ospite di persona, poi segni il riconoscimento sulla prenotazione. Stanzia registra chi l'ha fatto, quando e in che modo, e lo tiene nel registro delle attività.
Codici Nuki e TTLock
Se colleghi una serratura Nuki o TTLock, Stanzia crea per ogni prenotazione un codice di sei cifre direttamente sulla serratura, sia della camera sia delle porte comuni come il portone d'ingresso.
Tastierini e cassette chiavi
Per tastierini non collegati e cassette chiavi a codice indichi il codice in uso: Stanzia lo comunica all'ospite al momento giusto. Se cambi la combinazione, aggiorni il codice e i messaggi seguono.
Validità legata agli orari
Il codice apre dall'orario di check-in del primo giorno fino a mezz'ora dopo l'orario di check-out. Stanzia lo crea sulla serratura con l'anticipo che scegli, da zero a quattordici giorni, ma l'ospite lo vede solo il giorno dell'arrivo.
Revoca automatica
Se la prenotazione viene cancellata, spostata in un'altra camera o chiusa con il self check-out, il codice viene revocato sulla serratura. Se la revoca non riesce, il codice scade comunque da solo.
Codici rigenerati in un clic
Ospite che ha perso il messaggio o serratura sostituita: dalla prenotazione rigeneri i codici. Quelli vecchi vengono revocati e ne nascono di nuovi, anche per un arrivo lontano.
Per chi è
Per chi ha senso
Ha senso dove non c'è una reception aperta a ogni ora: appartamenti in città, B&B gestiti da una famiglia, affittacamere su più indirizzi. Ma serve anche agli hotel con il banco chiuso di notte, per gli arrivi dopo l'ultimo treno.
- Gestore di appartamenti in città
- Fissa le videochiamate nel pomeriggio, segna i riconoscimenti e non attraversa la città per consegnare chiavi.
- B&B con portone condominiale
- L'ospite riceve due codici, uno per il portone e uno per la camera, validi solo per il suo soggiorno.
- Hotel con reception fino alle 22
- Chi arriva tardi è già stato riconosciuto in videochiamata e trova il codice nell'area ospite.
- Affittacamere con cassetta chiavi
- Il codice della cassetta arriva all'ospite solo dopo check-in e riconoscimento, e si cambia quando vuoi.
Un caso concreto
Un arrivo alle 23:40 in un appartamento a Bologna
Due ragazze di Lione prenotano un appartamento in centro per tre notti. Il treno arriva tardi: saranno davanti al portone verso mezzanotte. Il gestore, che segue cinque appartamenti, quella sera è a cena fuori città.
Tre giorni prima ricevono il link del check-in. Fotografano le carte d'identità, controllano i dati e firmano l'informativa. Il giorno dell'arrivo, alle 15, il gestore le chiama in videochiamata: confronta i volti con i documenti e segna il riconoscimento sulla prenotazione.
Alle 23:40 aprono l'area ospite dal telefono. Trovano due codici, uno per il portone del palazzo e uno per la serratura Nuki dell'appartamento, con le istruzioni. Entrano senza chiamare nessuno.
La mattina della partenza fanno il self check-out alle 9:15. I codici vengono revocati subito, senza aspettare l'orario di scadenza, e l'appartamento compare tra quelli da pulire per l'arrivo del pomeriggio.
Cosa ottieni
Cosa ottieni senza essere sul posto
Arrivi a qualsiasi ora
Anche tardi la sera, senza nessuno ad aspettare.
In regola
Riconoscimento dell'ospite prima della consegna del codice, come previsto dalle norme.
Codici che scadono da soli
Ogni ospite ha il suo codice, attivo dal check-in al check-out.
Più unità, meno spostamenti
Gestisci più camere o appartamenti senza correre da un arrivo all'altro.
Da sapere
Cosa ha deciso il Consiglio di Stato sul check-in da remoto
Con la sentenza n. 9101 del 21 novembre 2025 il Consiglio di Stato ha accolto l'appello del Ministero dell'Interno contro la decisione del TAR Lazio che aveva sospeso la circolare sull'identificazione degli ospiti. La circolare è stata letta come interpretativa: ribadisce ciò che l'articolo 109 del TULPS chiede da sempre, cioè verificare che chi alloggia sia la persona del documento.
- Non basta ricevere la foto del documento e mandare un codice: la sola procedura a distanza con documenti inviati e cassetta chiavi non è sufficiente.
- Sono ammessi strumenti digitali, come la videochiamata, purché ci sia una verifica visiva in tempo reale tra volto e documento.
- Resta l'obbligo di comunicare gli ospiti alla Questura entro 24 ore dall'arrivo.
- Le prassi delle singole Questure possono differire: se hai dubbi, chiedi alla tua.
Come scegliere serratura e procedura
La scelta dipende dalla porta e da quante unità gestisci. Una serratura collegata come Nuki o TTLock permette codici diversi per ogni ospite, creati e revocati a distanza: è la soluzione più sicura per gli appartamenti. Un tastierino non collegato o una cassetta chiavi costano meno, ma il codice è uno solo finché non lo cambi tu.
- Con codice fisso, cambialo regolarmente e dopo ogni ospite che ti preoccupa.
- Ricordati del portone condominiale: se l'ospite non entra nel palazzo, il codice della camera non serve.
- Fissa la videochiamata in un orario comodo per tutti, non all'ultimo minuto: in viaggio la connessione è spesso debole.
- Lascia sempre un numero di telefono per le emergenze nelle istruzioni d'arrivo.
Domande frequenti
Altri dubbi su arrivi autonomi e serrature
Il self check-in è legale in Italia?
Sì, se l'ospite viene identificato. Con la sentenza n. 9101 del novembre 2025 il Consiglio di Stato ha confermato l'obbligo di identificazione de visu, che può avvenire anche con un collegamento video in tempo reale. Non basta la foto del documento: per questo Stanzia consegna il codice solo dopo il riconoscimento.
Che serrature servono?
Funziona con serrature smart e tastierini compatibili oppure con cassette chiavi a codice. In fase di analisi ti consigliamo la soluzione adatta alla tua porta.
E se l'ospite non fa il check-in online?
Riceve promemoria automatici. Se non lo completa, il codice non parte e vieni avvisato per tempo.
Serve una videochiamata per ogni ospite?
Il riconoscimento riguarda le persone che alloggiano, quindi va fatto per tutti, confrontando ciascuno con il proprio documento. In pratica basta una sola videochiamata con il gruppo davanti allo schermo, mostrando un documento alla volta. Stanzia registra il riconoscimento sulla prenotazione.
Posso dare il codice d'accesso senza riconoscimento?
Il riconoscimento è attivo come impostazione predefinita e il codice non viene mostrato finché manca. Il titolare può cambiare l'impostazione, ma dopo la sentenza del Consiglio di Stato del 2025 sconsigliamo di farlo: la responsabilità dell'identificazione resta del gestore.
Il codice funziona anche prima dell'orario di check-in?
No. Il codice è attivo dall'ora di check-in impostata per la struttura nel giorno di arrivo. Se concedi un ingresso anticipato a un ospite, fallo entrare in altro modo, per esempio aprendo tu a distanza o accogliendolo di persona.
Cosa succede se la serratura è offline quando si crea il codice?
La creazione del codice viene segnata in errore sulla prenotazione e lo vedi nel pannello. Quando la serratura torna raggiungibile puoi rigenerare i codici; nel frattempo puoi dare all'ospite un accesso alternativo, come una cassetta chiavi.
Funziona insieme a
Cosa lavora insieme al self check-in
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.