Area ospite
La struttura intera, nel telefono dell'ospite.
Ogni ospite riceve un link personale. Lo apre dal telefono, senza scaricare nulla, e trova tutto: i dati della prenotazione, il check-in online, il Wi-Fi e le istruzioni, la colazione in camera, il tavolo per la cena, il massaggio delle 17, l'ombrellone di domani e il conto aggiornato. Le richieste arrivano al reparto giusto.
Area ospite
Cos'è l'area ospite di una struttura ricettiva
L'area ospite è una pagina web personale, legata a una prenotazione, che l'ospite apre dal telefono con un link: niente app da installare, niente account da creare. Raccoglie in un unico posto le informazioni del soggiorno e le richieste che di solito passano dal banco o dal telefono, dalla colazione in camera alla verifica del conto.
È una web app per gli ospiti dell'hotel, ma funziona per qualsiasi struttura: B&B, appartamenti, agriturismi, resort. Il contenuto segue il soggiorno: prima dell'arrivo mette in primo piano il check-in online, durante il soggiorno Wi-Fi, servizi e codici, dopo la partenza conto e questionario.
Come funziona
Dal link nella conferma al conto di fine soggiorno
- Passo 1
Riceve il link
Con la conferma e nei messaggi prima dell'arrivo.
- Passo 2
Trova tutto
Prenotazione, check-in, guida, contatti e le sue prenotazioni di ristorante, spa e spiaggia.
- Passo 3
Ordina e prenota
Room service, extra, tavolo, trattamenti e ombrellone, con addebito in camera.
- Passo 4
Controlla il conto
Vede gli addebiti man mano e salda al check-out.
Nel dettaglio
Le sezioni dell'area ospite, una per una
Ecco cosa trova l'ospite e cosa succede dalla tua parte quando la usa.
Stato del soggiorno e scorciatoie
In alto l'ospite vede quanti giorni mancano all'arrivo, poi che il soggiorno è in corso e infine che è concluso. Accanto ci sono le scorciatoie: check-in fatto o da fare, codice porta, come arrivare, ordini e saldo.
Wi-Fi solo nei giorni del soggiorno
Rete e password compaiono dal giorno prima dell'arrivo fino alla partenza, con il tasto per copiarle. Prima e dopo restano nascoste, così un link inoltrato non diventa un accesso alla tua rete.
Informazioni scritte una volta sola
Benvenuto, come arrivare, regole della casa, colazione, consigli sulla zona e numeri utili: li scrivi nel pannello e valgono per tutti gli ospiti, senza raccoglitori da aggiornare in ogni camera.
Codici delle porte con le loro condizioni
Se hai serrature collegate, i codici compaiono dal giorno di arrivo, dopo il check-in online e, se lo richiedi, dopo l'identificazione con il documento. Finché manca un passaggio, l'ospite legge cosa deve fare.
Ordini con tre modi di pagare
Servizi ed extra si ordinano scegliendo quantità, giorno e ora. L'ospite decide se metterli sul conto della camera, pagarli in struttura o pagarli subito online con carta. Ogni ordine arriva nella casella dei messaggi e al reparto che lo prepara.
Trattamenti con gli orari liberi
Per i servizi con una durata, come un massaggio, l'ospite sceglie tra gli orari ancora liberi e l'appuntamento entra direttamente nell'agenda della spa, senza telefonate di conferma.
Upgrade della camera
Se per le stesse date è libera una camera di categoria superiore adatta al numero di ospiti, l'area ospite la propone con la differenza di prezzo calcolata sulle notti. La richiesta arriva a te come ordine da confermare.
Messaggi con la struttura
Dalla scheda Messaggi l'ospite scrive alla struttura e rilegge la conversazione, compresi gli ultimi messaggi ricevuti via email e WhatsApp per la stessa prenotazione.
Accesso dal QR della struttura
Chi ha perso il link lo ritrova inquadrando il QR della struttura e inserendo codice della prenotazione e cognome. I tentativi sbagliati sono limitati, così nessuno può provare a indovinare le prenotazioni altrui.
Per chi è
Per quali strutture ha senso l'area ospite
Più servizi offri, più l'area ospite lavora per te; ma anche un B&B senza reparti la usa per Wi-Fi, regole della casa e check-in. Il punto di partenza è sempre lo stesso: un link nel primo messaggio dopo la prenotazione, e poi di nuovo il giorno dell'arrivo.
- B&B e affittacamere
- Wi-Fi, come arrivare, regole della casa e codici delle porte sostituiscono il raccoglitore in camera e le telefonate del giorno di arrivo.
- Hotel con room service
- Gli ordini dalla camera arrivano in cucina con l'addebito sul conto, senza passare dal telefono della reception.
- Resort con spa e spiaggia
- Trattamenti, ombrelloni e tavoli si prenotano dalla stessa pagina e compaiono nell'elenco «Le tue prenotazioni» dell'ospite.
- Agriturismi con ristorante
- Il tavolo per la cena e gli extra che proponi si prenotano dal telefono e finiscono nel conto del soggiorno.
Un caso concreto
Una coppia, una sera, un resort sul lago
Un resort di 40 camere sul lago di Garda ha una spa con quattro cabine, un ristorante e una spiaggia con ombrelloni numerati. Prima gli ospiti chiamavano la reception per ogni prenotazione interna, e la reception girava le richieste ai reparti a voce o con un biglietto.
Ora il link all'area ospite parte con la conferma e torna nel messaggio del giorno di arrivo. Una coppia, la prima sera, apre la pagina dalla camera: prenota un tavolo per le 20.30, sceglie un massaggio per il giorno dopo tra gli orari liberi e un ombrellone in prima fila per due giorni.
Il massaggio entra nell'agenda della spa, il tavolo nelle prenotazioni del ristorante, l'ombrellone sulla mappa della spiaggia. Tutto compare anche nella loro pagina. La mattina dopo ordinano la colazione in camera con addebito sul conto, e l'ordine arriva in cucina.
Il giorno della partenza aprono il conto, controllano gli addebiti e al banco si fermano solo per i saluti. Una settimana dopo, a casa, ritrovano tutto nella stessa pagina e compilano il questionario.
Cosa ottieni
Che cosa toglie alla reception l'area ospite
Nessuna app da scaricare
Funziona nel browser di qualsiasi telefono.
Meno telefonate in reception
Le risposte e gli ordini passano dall'area ospite.
Più extra venduti
Servizi e reparti a portata di tocco durante il soggiorno.
In italiano e inglese
Nella lingua dell'ospite.
Da sapere
Come far usare davvero l'area ospite
Un'area ospite che nessuno apre non toglie lavoro a nessuno. L'uso dipende da quante volte, e in quali momenti, l'ospite incontra il link.
- Inserisci il link nei messaggi automatici: alla conferma, qualche giorno prima dell'arrivo e il giorno dell'arrivo.
- Metti il QR della struttura in camera e al banco, per chi ha perso il messaggio o ha cambiato telefono.
- Compila con cura Wi-Fi, colazione e regole della casa: sono le domande che ricevi più spesso, ed è lì che devono trovare risposta.
- Proponi pochi servizi, con nome e prezzo chiari: un catalogo lungo e confuso si sfoglia e si chiude.
- Rispondi in fretta ai messaggi dall'area ospite: se nessuno risponde, l'ospite torna a telefonare.
Sicurezza e privacy del link personale
Il link dell'area ospite è comodo perché non chiede password, e proprio per questo alcune informazioni sono protette dal calendario del soggiorno.
- Il link è personale: chi lo ha vede la prenotazione, quindi mandalo solo a chi ha prenotato.
- Wi-Fi e codici delle porte sono visibili solo nei giorni del soggiorno; prima e dopo restano nascosti.
- Trascorsi 30 giorni dalla partenza la pagina non è più raggiungibile.
- Il recupero con codice e cognome ha un limite di tentativi orari.
- Nell'area ospite non compaiono i documenti caricati al check-in online.
Domande frequenti
Altre domande sulla web app per gli ospiti
L'ospite deve registrarsi?
No, il link è personale e legato alla prenotazione: si apre e basta.
Gli ordini dove arrivano?
Al reparto giusto: il room service in cucina, i trattamenti nell'agenda della spa, l'ombrellone sulla mappa della spiaggia.
Dopo la partenza il link funziona ancora?
Resta consultabile per un periodo limitato, per scaricare ricevute e lasciare il questionario.
L'area ospite funziona anche per le prenotazioni arrivate dai portali?
Sì, ogni prenotazione presente nel gestionale ha il suo link personale, da qualunque canale arrivi. Basta che l'ospite lo riceva: con i messaggi automatici, se hai un suo contatto, oppure dal QR della struttura inserendo codice della prenotazione e cognome.
Quando compare la password del Wi-Fi?
Dal giorno prima dell'arrivo fino al giorno della partenza. Fuori da queste date rete e password non vengono mostrate, nemmeno a chi ha il link: è una protezione nel caso in cui il link venga inoltrato o finisca sul telefono di qualcun altro.
L'ospite può pagare subito gli extra che ordina?
Sì, se hai collegato Stripe. Al momento dell'ordine l'ospite sceglie tra addebito sul conto della camera, pagamento in struttura o pagamento online con carta. I soldi pagati online finiscono sul tuo account Stripe e l'ordine resta collegato al soggiorno.
Posso proporre un upgrade di camera dall'area ospite?
Lo propone da sola: se per le stesse date è libera una camera con tariffa più alta e capienza adatta, mostra fino a due alternative con la differenza calcolata sulle notti. La richiesta ti arriva come ordine e decidi tu se confermarla.
Funziona insieme a
I reparti che si affacciano sull'area ospite
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.