Fatture e ricevute
Il conto della camera diventa fattura in un clic.
Notti, extra, cena al ristorante, massaggio, ombrellone e tassa di soggiorno finiscono nello stesso conto. Quando l'ospite parte la fattura è già pronta, con l'aliquota IVA corretta per ogni voce e la tassa di soggiorno fuori campo IVA.
Fatture e ricevute
Cos'è la fatturazione per hotel e B&B in Stanzia
La fatturazione in Stanzia è la parte del gestionale che trasforma il conto di un soggiorno in un documento fiscale: una fattura elettronica nel formato FatturaPA, con le aliquote IVA divise per tipo di servizio, oppure una nota di credito che la storna. Il file XML è quello che il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate accetta.
Dal 2024 anche chi è in regime forfettario deve emettere fattura elettronica. Per una struttura ricettiva vuol dire gestire alloggio al 10%, servizi con aliquote diverse, imposta di soggiorno esclusa dall'IVA e clienti privati, aziende e stranieri, ciascuno con i suoi dati obbligatori.
Come funziona
Dal saldo dell'ospite al file per lo SDI
- Passo 1
Tutto finisce nel conto
Camera, extra e addebiti dei reparti arrivano da soli, con la loro categoria.
- Passo 2
Scegli il documento
Ricevuta o fattura, per un privato, un'azienda o un cliente straniero.
- Passo 3
IVA già divisa
Pernottamento e ristorazione al 10%, altri servizi con la loro aliquota.
- Passo 4
Correggi con la nota di credito
Uno storno o un rimborso diventano una nota di credito collegata alla fattura.
Nel dettaglio
Le funzioni di fatturazione, una per una
Emettere una fattura richiede pochi clic, ma dietro ci sono controlli che evitano lo scarto del file.
Bozza pronta dalla prenotazione
Apri la prenotazione e la bozza contiene già il soggiorno con camera e date, ogni addebito del conto e l'imposta di soggiorno. Nome e cognome del cliente vengono presi dal primo ospite del check-in.
Aliquote per categoria
Imposti una volta l'IVA dell'alloggio, quella di colazione, bar e ristorante e quella degli altri servizi. La spiaggia ha un'aliquota sua. Ogni addebito prende l'aliquota della sua categoria, senza sceglierla a mano.
Regime forfettario
Se la struttura è in regime forfettario, le righe escono senza IVA con la natura N2.2 e il regime fiscale RF19 nel file, come richiede il tracciato per questi contribuenti.
Imposta di soggiorno esclusa
La quota dell'imposta di soggiorno compare come riga a parte con natura N1, esclusa dalla base imponibile, così il totale coincide con quanto ha pagato l'ospite.
Controlli prima di emettere
Partita IVA verificata con la cifra di controllo, codice fiscale del privato, indirizzo completo, codice destinatario di 7 caratteri, righe senza IVA con la natura indicata. Se qualcosa manca, la fattura non si emette e ti dice cosa correggere.
Clienti esteri
Per un'azienda straniera si usa la sua partita IVA con il codice del paese; per un privato straniero un identificativo libero. Il codice destinatario diventa XXXXXXX, come indica l'Agenzia delle Entrate per i clienti non residenti.
Numerazione senza buchi
Il numero è progressivo per anno e viene assegnato al momento dell'emissione, anche se due persone fatturano nello stesso istante. Il file prende il nome nel formato richiesto, con la partita IVA della struttura.
Nota di credito collegata
Una fattura già trasmessa non si cancella. Si emette una nota di credito TD04 che la storna per intero, con lo stesso progressivo annuale e il riferimento alla fattura di partenza.
Stato di ogni documento
Per ogni fattura segni se è stata inviata, consegnata o scartata, con il motivo dello scarto. Se una prenotazione ha già una fattura, la bozza te lo segnala prima di emetterne un'altra.
Per chi è
Per chi è pensata
È pensata per chi fattura soprattutto soggiorni e servizi collegati, non per chi cerca un programma di contabilità. Il commercialista continua a fare il suo lavoro: riceve file corretti invece di appunti da ricostruire.
Le fatture le emette solo il titolare. La reception lavora su prenotazioni e conti, ma non vede né crea documenti fiscali.
- Hotel con ristorante e centro benessere
- Una sola fattura con soggiorno, cene e trattamenti, ognuno con la sua aliquota, invece di tre documenti da reparti diversi.
- B&B in regime forfettario
- Righe senza IVA con la natura corretta e imposta di soggiorno separata, senza dover conoscere i codici del tracciato.
- Struttura che lavora con aziende
- Trasferte e soggiorni di lavoro fatturati alla società con partita IVA, codice destinatario o PEC.
- Resort con eventi e gruppi
- La fattura parte direttamente dal preventivo accettato, che risulta fatturato nella scheda del cliente.
Un caso concreto
Una trasferta di lavoro fatturata a un'azienda
Un tecnico di un'azienda di Bologna resta quattro notti in un hotel di Verona. Durante il soggiorno cena due volte al ristorante dell'hotel e usa il parcheggio. All'arrivo avvisa che la fattura va intestata alla società.
Al check-out la titolare apre la prenotazione e crea la fattura. La bozza contiene il soggiorno al 10%, le due cene al 10%, il parcheggio al 22% e l'imposta di soggiorno come riga esclusa dall'IVA. Cambia il cliente da privato ad azienda e inserisce ragione sociale, partita IVA e codice destinatario.
Al primo tentativo la fattura non parte: la partita IVA ha una cifra sbagliata. Corretta la cifra, il documento riceve il numero 214 dell'anno e il file XML si scarica con il nome nel formato giusto.
Una settimana dopo l'azienda scrive che il parcheggio non andava addebitato. La fattura è già stata trasmessa, quindi la titolare emette una nota di credito collegata e una nuova fattura senza quella voce. Il commercialista trova tutti e tre i documenti, con i riferimenti tra loro.
Cosa ottieni
Cosa ci guadagna chi tiene la contabilità
Nessuna voce dimenticata
Gli addebiti di ristorante, spa e spiaggia sono già nel conto.
PDF e XML
Il documento per l'ospite e il file FatturaPA per il commercialista.
Tassa di soggiorno a parte
La tassa di soggiorno resta fuori campo IVA, separata dal resto.
Funzioni fiscali in sicurezza
Le funzioni che toccano corrispettivi e registratore si attivano solo dopo la verifica con il tuo consulente.
Da sapere
Regole IVA e tempi di emissione per le strutture ricettive
Il pernottamento nelle strutture ricettive sconta l'IVA al 10%, come la somministrazione di cibi e bevande. Altri servizi, come parcheggio, lavanderia o noleggi, hanno spesso un'aliquota diversa: verifica con il tuo commercialista quella di ogni servizio che vendi.
- La fattura immediata si può trasmettere allo SDI entro 12 giorni dall'operazione, ma la data del documento resta quella dell'operazione (articolo 21 del DPR 633/1972).
- Per un cliente estero il codice destinatario è XXXXXXX.
- L'imposta di soggiorno non entra nella base imponibile IVA: molti regolamenti comunali suggeriscono di indicarla come esclusa ai sensi dell'articolo 15 del DPR 633/1972.
- Una fattura trasmessa si corregge solo con una nota di credito (articolo 26 del DPR 633/1972).
Fatture, corrispettivi e registratore: cosa fa oggi Stanzia
Le fatture sono solo una parte degli incassi. Per i clienti privati che non chiedono fattura, chi è un'impresa deve memorizzare e trasmettere i corrispettivi con un registratore telematico o un servizio in cloud, e dal 2026 i POS vanno abbinati al registratore.
Stanzia ha già predisposto il collegamento con il registratore telematico in cloud, l'abbinamento dei POS e il riepilogo giornaliero dei corrispettivi, ma li attiva solo dopo la verifica con un consulente fiscale. Fino ad allora tieni il registratore che usi oggi: Stanzia non lo sostituisce. Anche l'invio diretto delle fatture allo SDI tramite un intermediario è in arrivo; per ora il file XML va passato al commercialista o al programma che usi per trasmetterlo.
Quattro abitudini che evitano gli scarti dello SDI
Il Sistema di Interscambio scarta i file con dati formalmente sbagliati. Le cause più comuni si prevengono al banco:
- Chiedi partita IVA e codice destinatario all'arrivo, non alla partenza, quando l'ospite ha fretta.
- Per i privati italiani fatti dare il codice fiscale: senza, la fattura non si emette.
- Non mescolare in una riga servizi con aliquote diverse: lascia che ogni addebito resti separato nel conto.
- Quando un file viene scartato, segnalo come scartato con il motivo: sai cosa correggere e non lo dimentichi.
Domande frequenti
Domande pratiche sulla fattura di un soggiorno
Le fatture partono allo SDI?
Stanzia prepara il file XML FatturaPA. L'invio diretto allo SDI tramite intermediario è in arrivo; oggi il file si passa al commercialista o al tuo programma di fatturazione.
Posso fatturare a un cliente straniero?
Sì, con i dati del paese di residenza e il codice destinatario per l'estero.
E i corrispettivi telematici?
Il collegamento al registratore telematico in cloud e al POS è già predisposto e verrà attivato dopo la verifica fiscale. Fino ad allora usi il registratore che hai.
Quale IVA si applica al pernottamento in un B&B?
Se il B&B è gestito in forma d'impresa con partita IVA ordinaria, l'alloggio è al 10%. Se sei in regime forfettario non applichi l'IVA e indichi la natura N2.2. Se il B&B è gestito in forma non imprenditoriale, senza partita IVA, non emetti fattura: chiedi al commercialista quale documento usare.
Come si fattura a un cliente privato straniero?
Si indicano nome, cognome, indirizzo e paese di residenza, un identificativo fiscale estero se c'è, e il codice destinatario XXXXXXX. Stanzia compila questi campi nel formato richiesto. Al cliente consegni la copia in PDF, perché non riceve il file dal sistema italiano.
Posso annullare una fattura emessa per errore?
Se non è ancora stata trasmessa allo SDI puoi segnarla come annullata. Se è già stata inviata o consegnata no: serve una nota di credito che la storni per intero, e Stanzia blocca l'annullamento per evitare errori.
La reception può emettere fatture?
No. In Stanzia le fatture le emette solo il titolare. La reception gestisce prenotazioni, conti e incassi, mentre i documenti fiscali restano a chi ne risponde davanti al fisco.
Funziona insieme a
Da dove arrivano le righe del conto
Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura.
Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out.