--- title: "Gestionale per hotel con automazione: PMS, portali, centralino AI e check-in | Stanzia" description: "Gestionale per hotel indipendenti con automazione completa: centralino AI, calendario con i portali, motore di prenotazione, check-in online, Alloggiati Web, ruoli per reception e pulizie." url: https://www.stanzia.net/per-hotel markdown: https://www.stanzia.net/per-hotel.md lang: it-IT publisher: "Stanzia, un progetto di COSMIN-ANTON MIHOC (cosimo.dev)" --- Per hotel indipendenti # La reception lavora meno. Gli ospiti se ne accorgono. In un hotel il tempo del personale è il costo più alto. Stanzia toglie dalla reception il telefono fuori orario, i check-in a mano, le schedine e gli aggiornamenti dei portali, e coordina pulizie e manutenzione. Il personale torna a fare accoglienza. [Prova gratis](https://www.stanzia.net/software-gestionale-hotel#richiesta) [Vedi i prezzi](https://www.stanzia.net/prezzi.md) ![Per hotel indipendenti](https://www.stanzia.net/img/suite-terrazza-800.webp) In questa pagina[Cosa serve](#cosa-serve)[I moduli](#moduli)[Una giornata](#giornata)[Da sapere](#da-sapere)[Come si parte](#come-si-parte)[Domande](#domande) Per hotel indipendenti ## Cosa deve fare un gestionale hotel (PMS) Un gestionale hotel, o PMS, deve essere il registro unico di camere, prenotazioni, conti e ospiti, da cui ogni reparto prende quello che gli serve. Se banco, piani e direzione lavorano su dati diversi, ogni cambio turno comincia con un controllo incrociato e finisce con un errore. In un albergo indipendente un software gestionale alberghiero deve anche togliere lavoro dove costa di più: al banco nelle ore degli arrivi, nel back office di fine mese, nella rincorsa tra portali e listini. E deve dire al titolare, senza fogli di calcolo, quanto rende ogni canale e come si sta riempiendo la stagione. Le funzioni da verificare in un PMS hotel: - Planning per tipologia e numero di camera, con stagioni, piani tariffari e soggiorno minimo. - Calendari dei portali sincronizzati via iCal ogni 15 minuti; il collegamento diretto con un channel manager è in arrivo. - Motore di prenotazione sul sito, con pagamenti Stripe sul conto dell'hotel. - Check-in online, Alloggiati Web automatico, tassa di soggiorno calcolata, ISTAT automatico nelle regioni con ROSS1000. - Housekeeping dal telefono con lo stato di ogni camera. - Conti, ricevute e fatture con IVA per reparto; l'invio allo SDI è in arrivo. - Report di occupazione, ADR e RevPAR affiancati alla stagione precedente. Il problema ## Dove si inceppa il lavoro di un hotel indipendente ### Reception sotto pressione Telefono, arrivi, partenze e richieste nello stesso momento. ### Troppi strumenti Gestionale, channel manager, centralino e fogli Excel che non si parlano. ### Commissioni in crescita Una quota alta di prenotazioni passa dai portali, anche dagli ospiti che tornano. Con Stanzia ## I moduli del PMS che collegano banco, piani e direzione ### Centralino AI (Centra) Di notte e nelle ore di punta risponde Centra e ti scrive chi ha chiamato. → [Centralino AI (Centra)](https://www.stanzia.net/soluzioni/centralino-voip.md) ### Gestionale e channel manager Tutti i canali allineati, tariffe per stagione e soggiorno minimo. → [Gestionale e channel manager](https://www.stanzia.net/soluzioni/channel-manager.md) ### Sito e prenotazioni dirette Motore di prenotazione sul sito, offerte per chi prenota diretto. → [Sito e prenotazioni dirette](https://www.stanzia.net/soluzioni/sito-prenotazioni-dirette.md) ### Self check-in Check-in online prima dell'arrivo: alla reception resta solo il benvenuto. → [Self check-in](https://www.stanzia.net/soluzioni/self-check-in.md) ### Alloggiati Web e adempimenti Schedine, ISTAT e tassa di soggiorno senza lavoro di back office. → [Alloggiati Web e adempimenti](https://www.stanzia.net/soluzioni/alloggiati-web.md) ### Domotica e serrature smart Clima e luci che seguono le prenotazioni: meno sprechi in camere vuote. → [Domotica e serrature smart](https://www.stanzia.net/soluzioni/domotica.md) Una giornata con Stanzia ## Un giro completo di turni in albergo 1. 07:00 — Il turno di notte chiude: le chiamate arrivate sono già diventate messaggi con il link per prenotare. 2. 10:30 — Partenze: i check-out dal telefono liberano le camere e le pulizie vedono l'ordine di lavoro. 3. 14:00 — Arrivi: chi ha fatto il check-in online passa solo per il benvenuto e la chiave. 4. 18:00 — Un gruppo prenota sul sito: disponibilità chiuse su tutti i portali in automatico. 5. Fine mese — ISTAT e tassa di soggiorno già calcolati, pronti per le comunicazioni. Da sapere ## Organizzare i reparti: chi vede cosa e quando In un hotel i problemi di organizzazione nascono quasi sempre ai passaggi: dal notturno al mattino, dal banco ai piani, dai piani alla manutenzione. Un PMS serve se rende questi passaggi visibili, senza bigliettini e senza telefonate interne. In Stanzia gli accessi sono tre: titolare, reception e pulizie. La reception lavora su arrivi, partenze, conti e ospiti; chi pulisce vede dal telefono la lista del giorno ordinata per priorità e segna la camera pronta; il titolare vede tutto, compresi incassi e report. Un guasto segnalato dal piano diventa un intervento con stato e storico, non una nota che si perde. - Errore comune: un unico accesso condiviso al banco. Non sai chi ha cambiato una prenotazione e chi pulisce vede dati che non gli servono. - Consiglio: concorda con la governante l'ordine delle camere quando ci sono arrivi anticipati, così la lista del mattino parte già giusta. - Consiglio: usa la pianta della struttura in reception per rispondere a «la camera è pronta?» senza chiamare il piano. - Consiglio: prima del cambio turno controlla le camere ancora da pulire e gli arrivi senza check-in online, così chi entra sa da dove cominciare. ## Revenue in un hotel indipendente: pochi numeri, letti ogni settimana Non serve un reparto revenue per decidere meglio i prezzi. Bastano tre numeri: occupazione, ADR, cioè il prezzo medio per camera venduta, e RevPAR, il ricavo per camera disponibile. Guardare solo l'occupazione inganna: un hotel pieno a prezzi bassi può rendere meno di uno all'ottanta per cento con l'ADR giusto. Il secondo strumento è il calendario futuro. Le prenotazioni già presenti per i prossimi mesi, confrontate con lo stesso periodo dell'anno prima, dicono dove alzare, dove fare un'offerta e dove mettere un soggiorno minimo. Stanzia mostra questi dati nei report, insieme agli incassi e alle commissioni per canale. Una volta al mese guarda anche il peso dei canali. Se molti ospiti abituali tornano passando dai portali, il problema non è il prezzo ma il percorso: non sanno che possono prenotare da te, o il tuo sito non lo rende facile. I report mostrano da dove arriva ogni prenotazione e quanto hai pagato di commissioni, così sai su quale canale lavorare. - Crea piani tariffari distinti, flessibile e non rimborsabile, invece di cambiare il prezzo a mano ogni giorno. - Usa il soggiorno minimo nei ponti e nei periodi di fiera per non restare con notti singole invendibili. - Il prezzo accettato dall'ospite resta salvato nella prenotazione anche se il giorno dopo modifichi le tariffe: puoi correggere i prezzi senza paura di toccare chi ha già prenotato. ## Vendita diretta e obblighi di legge da tenere in ordine La vendita diretta in hotel parte da chi è già stato da te: aziende, ospiti abituali, gruppi. Un preventivo che il cliente apre dal telefono e conferma versando la caparra, un codice per tornare prenotando dal sito e un motore di prenotazione con prezzi chiari spostano prenotazioni dai portali al tuo conto, con il pagamento che arriva direttamente all'hotel tramite Stripe. Più dello sconto conta la comodità: prezzo chiaro, pagamento sicuro, conferma immediata. Sugli obblighi, l'hotel ha gli stessi del resto delle strutture ricettive. Il CIN va esposto all'esterno e indicato in ogni annuncio, sito compreso (articolo 13-ter del decreto-legge 145/2023). Le schedine vanno ad Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo, o all'arrivo se il soggiorno dura meno. Dove il comune ha istituito l'imposta di soggiorno, il gestore ne risponde e presenta la dichiarazione telematica entro il 30 giugno dell'anno dopo. Classificazione in stelle e requisiti di esercizio seguono invece la normativa regionale: verificali con la tua regione. Come si parte ## Come si parte con Stanzia in un hotel Il primo passo è l'analisi gratuita di 30 minuti in videochiamata. Guardiamo quante camere e tipologie hai, quali canali usi, come è diviso il personale tra banco e piani, in che regione sei per l'ISTAT e quali strumenti hai oggi. Da lì arriva il preventivo. Il passaggio da un altro gestionale va fatto in un giorno tranquillo, non a ferragosto. Prepariamo tutto prima e il giorno del cambio la reception trova le prenotazioni future già al loro posto. - Configuriamo tipologie, numeri di camera, stagioni e piani tariffari. - Importiamo camere, tariffe e prenotazioni future. - Colleghiamo i calendari dei portali e configuriamo gli accessi ad Alloggiati Web e, se la tua regione lo usa, a ROSS1000. - Attiviamo i moduli in ordine: prima planning e adempimenti, poi check-in online, sito, report. - Facciamo la formazione per ruolo: reception e pulizie, ciascuno sul suo lavoro. - Se hai più alberghi, li mettiamo nello stesso pannello. Domande frequenti ## Domande frequenti su gestionale hotel e PMS ### Stanzia è adatto a un hotel con molte camere? Stanzia è pensato per hotel indipendenti e piccole catene: si configurano tipologie, tariffe, ruoli del personale e più strutture in un unico pannello. Le dimensioni si valutano nell'analisi gratuita. ### Il personale può avere accessi diversi? Sì: titolare, reception e pulizie hanno accessi diversi e ognuno vede solo quello che serve al suo lavoro. ### Si integra con il centralino che abbiamo? Il centralino che hai resta. Centra, il nostro centralino AI, risponde solo quando nessuno prende la chiamata, con la deviazione di chiamata sul tuo numero. Il collegamento diretto con le prenotazioni di Stanzia è in arrivo. ### Che differenza c'è tra PMS e channel manager? Il PMS è il registro interno dell'hotel: camere, prenotazioni, ospiti e conti. Il channel manager distribuisce disponibilità e prezzi ai portali. In Stanzia oggi i calendari dei portali (Booking, Airbnb, Expedia, Vrbo) si allineano via iCal ogni quarto d'ora; a breve arriverà anche il collegamento diretto con un channel manager, che allinea i prezzi oltre alle date. ### Un PMS in cloud è sicuro per i dati degli ospiti? Dipende da dove stanno i dati e da chi li vede. Stanzia usa server nell'Unione Europea, in Germania, e accessi separati per titolare, reception e pulizie, così ognuno vede solo quello che gli serve. I documenti degli ospiti raccolti al check-in online servono per Alloggiati Web e non circolano su fogli o chat. ### Come si passa da un vecchio gestionale alberghiero senza perdere prenotazioni? Importando camere, tariffe e prenotazioni future prima del giorno del cambio. Lo scegliamo insieme in un periodo tranquillo, controlliamo i dati importati con te e formiamo reception e pulizie prima che il nuovo sistema diventi quello ufficiale. Le prenotazioni dei portali continuano ad arrivare tramite la sincronizzazione dei calendari. ### Il gestionale calcola ADR e RevPAR? Sì. I report mostrano occupazione, ADR, RevPAR, notti vendute e durata media del soggiorno, messi a fianco dei valori della stagione scorsa. Vedi anche incassi e commissioni per canale, così capisci quanto ti costano i portali rispetto alla vendita diretta. ### Le fatture dell'hotel partono allo SDI dal gestionale? Non ancora. Stanzia prepara fatture con l'IVA divisa per reparto e il file XML FatturaPA; l'invio diretto allo SDI è in arrivo. Nel frattempo passi il file al commercialista, che lo trasmette. Registratore telematico e POS sono predisposti ma entrano in funzione solo a verifica fiscale conclusa. ## Vediamo insieme cosa può fare da sola la tua struttura. Una videochiamata di 30 minuti, gratuita e senza impegno: guardiamo come lavori oggi e ti mostriamo cosa si può automatizzare, dal telefono al check-out. [Prova gratis](https://www.stanzia.net/software-gestionale-hotel#richiesta) --- Stanzia è un progetto di COSMIN-ANTON MIHOC (cosimo.dev), Via del Dopolavoro 37, 84045 Altavilla Silentina (SA), Italia · P.IVA 06419170656. Prova gratuita: https://www.stanzia.net/software-gestionale-hotel#richiesta · Contatti: https://www.stanzia.net/contatti · Indice per agenti: https://www.stanzia.net/llms.txt